Außenhandel

Pflege von Schiffsdaten

In einem ERP System ist es wichtig, dass Schiffsdaten korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Deshalb ist es wichtig, dass der Nutzer die Daten korrekt eingibt und pflegt. Für die Schiffsdatenpflege müssen Daten wie der Ankunftshafen, die Ankunftsdaten, die Verladezeiten, die Versandzeiten in Tagen und die zuständige Spedition eingegeben werden.

Nachdem die Daten eingegeben wurden, erfolgt eine automatische Anlage des Schiffs. Die Schiffsdaten werden dann für die Überwachung aller auf dem Schiff befindlichen Artikel, die in der „Rechnung schwimmend“ (Bill of Lading) erfasst sind, genutzt. Es ist wichtig, dass die Schiffsdaten regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. 

Pflege von Containerdaten

Die Pflege der Containerdaten im ERP-System ist ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufsprozesses, um die Logistik zu überwachen und zu kontrollieren. Mit den Containerdaten können Informationen zur Verfügbarkeit, Kosten und Lieferzeit ermittelt werden, die Einkäufern helfen, den Einkauf zu optimieren. Weiterhin kann man durch die Pflege der Containerdaten schnell erkennen, wann ein Container im Lager oder beim Kunden (Direktgeschäfte) eintrifft. Dies ist wichtig, um bei Verspätungen von Schiffen schnell reagieren zu können. Daten, die gepflegt werden müssen, sind unter anderem die Anzahl der Container, das Volumen, die Containernummer, das Greifdatum und die Bereitstellungstage.

Prozessoptimierungen durch das Schiffstracking

Durch die Integration von SOG in den Einkauf werden nicht nur die Kosten und der Zeitaufwand reduziert, sondern es wird auch sichergestellt, dass alle wichtigen Prozesse für den Import reibungslos ablaufen. Es bietet eine automatisierte Bestellverfolgung, die automatisch auf Verspätungen und Änderungen reagiert. So können Unstimmigkeiten in Bezug auf die Liefertermine sofort erkannt werden. Die Daten zu Schiffs- und Containerdaten können automatisch importiert werden, was die manuelle Eingabe unnötig macht. Zudem können Bestellungen mit diesen Daten verknüpft werden, was die Verfolgung und Kontrolle vereinfacht.

Bei einer Schiffs- oder Containerverzögerung können Änderungsauftragsbestätigungen automatisiert per E-Mail an den Kunden versandt werden. SOG prüft automatisch die vorliegenden Daten mit den Verkaufsaufträgen und verknüpft diese miteinander.  Dadurch wird eine schnelle und effiziente Kommunikation gewährleistet, die ebenfalls eine positive Kundenerfahrung fördert.

Transparente Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit

Die Verfügbarkeitsprüfung ist ein entscheidender Faktor in der Verkaufsabwicklung, insbesondere im Handelssektor. Mit der fortschrittlichen SOG ERP-Software können Großhändler die Verfügbarkeit jedes Artikels jederzeit im Auge behalten. Die Software bietet einen klaren Überblick über die frei verfügbaren Mengen im Lager sowie über reservierte Mengen, die für die Kommissionierung freigegeben werden können. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit von Produkten über die Zeit hinweg zu überwachen, einschließlich der Mengen, die zu einem bestimmten Datum erwartet werden, und bietet so eine klare Sicht auf zukünftige Verkaufsmöglichkeiten.

Optimierung der Bestellüberwachung

SOG ERP bietet umfassende Einblicke in den Bestellstatus – von unbestätigten Bestellungen bis zu schwimmender Ware. Durch dieses Feature sind Sie stets informiert und bieten Ihren Kunden präzise Informationen zu Lieferzeiten und Verfügbarkeiten. Mit der ERP-Software werden die Liefertermine aktiv überwacht, um sicherzustellen, dass Kundenanfragen effizient und genau beantwortet werden können, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt.

Effiziente Auftragserfassung und Lieferterminermittlung

Bei der Auftragserfassung in der SOG ERP-Software werden die Verfügbarkeiten und die Verkaufsfähigkeit der Ware mit dem gewünschten Liefertermin des Kunden abgeglichen. Sollte die Ware nicht vollständig zu dem gewünschten Termin lieferbar sein, ermöglicht die Software die Reservierung von Teillieferungen. Sämtliche Rückstände bzw. Terminkonflikte werden Ihnen im SOG Managementcenter oder in der SOG Lieferfreigabe immer aktuell und transparent dargestellt. Dies gewährleistet eine flexible und kundenorientierte Handhabung von Aufträgen. Zudem werden die ermittelten Liefertermine entweder direkt in der Auftragsbestätigung kommuniziert oder in Echtzeit im Online-Shop angezeigt.

Im Falle einer Früh-Order wird nach Wareneingang zunächst derjenige Kunde zum gewünschten Termin beliefert, der zuerst bestellt hat. Das Auftragserfassungsdatum ist daher bindend. Selbstverständlich können Sie in der ERP-Software Lieferungen an bestimmte Kunden bei Bedarf immer terminlich über Terminkennzeichen an einer Auftragsposition vorziehen.

Proaktive Liefermanagement-Lösungen

Die SOG ERP-Software bietet eine dynamische Lösung für das Management von Lieferungen und Terminkonflikten. Bei einer früheren Lieferung durch den Lieferanten ermöglicht das System eine schnelle Anpassung und frühzeitigere Versendung an die Kunden. Dieses proaktive Liefermanagement, zusammen mit der Möglichkeit, Lieferungen an bestimmte Kunden bei Bedarf vorzuziehen, macht die SOG Software zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den Handel, der einen ständigen Informationsfluss über Preise, Bestände und Artikelinformationen fordert.

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ATLAS-Anbindung für die Zollabwicklung

Mit der ATLAS-Anbindung der SOG Software an zertifizierte Systeme können Sie Ihre gesamte Exportdokumentation problemlos abwickeln. ATLAS Ausfuhr ermöglicht Ihnen eine einfache, schnelle und vor allem sichere Abwicklung aller Dokumente. Mit der Software können Sie Exportdokumente direkt an das Zollamt übermitteln, die genauen Zollbedingungen pro Länderabkommen verwalten und verschiedene Dokumententypen wie Intrastat, Ausfuhrkontrollnummern oder Ausfuhrbescheinigungen verarbeiten. Ebenso ist SOG mit verschiedenen, von ATLAS zertifizierten Systemen wie Dakosy oder i-TMS kompatibel. Egal, ob Sie Ihre Exportdokumentation manuell oder automatisiert abwickeln möchten – die SOG-Software bietet Ihnen eine einfache Schnittstelle. Sie profitieren von einer schnellen, sicheren und zuverlässigen Abwicklung Ihrer Exportdokumente und sparen so Zeit und Kosten. Mit der SOG-Software können Sie Ihren Exportprozess nachhaltig und effizient gestalten.

Integrierte Zolllager Schnittstelle

SOG ERP verfügt über eine ATLAS-Schnittstelle, die es ermöglicht, das Zolllager zu verwalten. Mit dieser Schnittstelle können unter anderem die Differenzierung von un-/verzollter Ware auf Chargen-, Lot- und Partie-Basis erfolgen. Weiterhin können Chargen-Informationen im Zuge der Zollabwicklung beim Wareneingang oder auch später verwaltet werden. Außerdem bietet die Schnittstelle ein chargenbezogenes Kontenblatt, um alle Bewegungen von unverzollten Warenbeständen gegenüber dem Zoll nachzuweisen. Zudem werden die Daten für eine nachträgliche Sammelzollanmeldung auf Basis der zollpflichtigen Abgänge aus unverzollten Chargen bereitgestellt. Des Weiteren erlaubt die Schnittstelle die automatische Ermittlung von Chargen für Auslieferungsmengen unter Berücksichtigung der un-/verzollten Waren nach verschiedenen Strategien. Die Verwendung des Zolllagers in SOG ERP ermöglicht es, dass Warenbestände jederzeit einfach und unkompliziert verwaltet werden können und zugleich die Zollabwicklung vereinfacht wird.

Automatisierte Intrastat-Meldung

Einen weiteren Mehrwert bietet die Funktion der automatischen Intrastat-Meldung, welche die Meldung von Warenbewegungen innerhalb der EU-Mitgliedstaaten vereinfacht und automatisiert. Diese Meldung dient dazu, eine präzise Darstellung der grenzüberschreitenden Warenströme innerhalb der Europäischen Union zu ermöglichen.

Devisentermingeschäfte

Bei Devisentermingeschäften handelt es sich um den Ein- und Verkauf von Devisen, die an einem bestimmten, zukünftigen Zeitpunkt vereinbart werden. Dabei werden die Vorgänge mit einer Vertragsnummer, einem Termin, einer Währung, einem Kurs und einem Betrag hinterlegt. Es können Teil- oder Vollabsicherungen der Vorgänge im Einkauf oder Verkauf erfolgen. Der Währungskurs der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung wird über die Zuordnung von Devisentermingeschäften gebildet. Im Anschluss wird die Lagerbewertung unter Berücksichtigung des Währungskurses ermittelt. Zudem gibt es eine Übersicht der Devisentermingeschäfte mit noch offenen Beträgen und zugeordneten Verkaufsvorgängen. Auf diese Weise ist es möglich, auf Währungsschwankungen zu reagieren und eine Kursänderung zu minimieren.

Internationale Unternehmen

SOG ERP ist für die Anforderungen internationaler Unternehmen entwickelt. Neben den speziellen Anforderungen werden auch die verschiedenen lokalen Währungen, Steuern und Rechnungsstellungsregeln berücksichtigt. Damit unterstützen wir Sie bei der Umsetzung Ihrer internationalen Geschäftstätigkeit.

Bedienoberfläche

Die Bedienoberfläche wird in Deutsch und Englisch bereitgestellt. Um eine schnelle und einfache maschinelle Übersetzung der Oberfläche in mehr als 60 verschiedene Sprachen zu gewährleisten, nutzen wir die Microsoft® Translator API. So können wir unseren Kunden eine Oberfläche auch in Sprachen wie Französisch, Spanisch, Chinesisch oder Niederländisch anbieten.

Belege

SOG ERP unterstützt mehrsprachige Belege. Im Kundenstamm kann die allgemeine Belegsprache oder auch abweichende je Anschrift definiert werden, sodass automatisiert Lieferscheine z. B. auf Französisch für Frankreich erstellt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, weitere Belegsprachen hinzuzufügen, um mit internationalen Kunden professionell zu kommunizieren.