CRM & SRM

Voll integriertes Supplier-Relationship-Management

Das SRM (Supplier-Relationship-Management) ist die strategische Planung und zentrale Steuerung von Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten. Die enge Anbindung aller Lieferanten an das Unternehmen und die Unterstützung des Einkaufs während der Beschaffungsprozesse sind die Ziele des Einsatzes eines SRM-Systems. SOG ERP ermöglicht eine zentrale Datenspeicherung aller wichtigen Daten, wie Bezugsquellen, Preise und Lieferzeiten. Des Weiteren bieten wir zahlreiche Funktionen wie automatische Bestellungen, Rechnungsstellung und Lieferantenbewertungen. Dadurch wird die Ressourcenbeschaffung erheblich erleichtert und es können kostengünstige, effiziente Lieferketten aufgebaut werden.

Lieferantenbewertungen

SOG ERP ermöglicht eine individuelle Bewertung Ihrer Lieferanten. Dabei können die Kriterien für die Bewertung selbst definiert werden. Die Daten zur Erhebung werden zum Großteil automatisch durch das Tagesgeschäft erfasst. Kriterien wie Lieferzeiten, Preistreue, Reaktions- und Kommunikationsverhalten werden betrachtet, um eine bestmögliche Lieferantenauswahl zu gewährleisten. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Ihre Lieferanten anhand der Reklamationsquote sowie der Liefertreue zu bewerten. SOG ERP berechnet dazu die Differenz zwischen dem ersten bestätigten Termin und dem tatsächlichen Lieferdatum und stellt Ihnen erforderliche Informationen zur Verfügung.

Terminüberwachung

Im Lieferantencenter bieten wir umfangreiche Kontrolllisten, um Bestellungen zu überwachen. Sämtliche Bestellbestätigungstermine aus dem Verkauf werden mit den Terminen der Bestellungen an Ihre Lieferanten abgleichen. Sobald ein Termin verstrichen ist oder eine Verschiffung ansteht, können Sie Ihren Lieferanten automatisch daran erinnern. Das Liefermahnwesen bietet hierbei mehrere Stufen, damit frühzeitig und proaktiv erinnert wird.

Kontaktmanagement

Beliebig viele Ansprechpartner können einem Lieferanten zugeordnet werden. Neben den klassischen Kontaktdaten werden Freitextfelder und sogenannte Selektionskennzeichen bereitgestellt. Mit diesen Kennzeichen kann bspw. eingestellt werden, für welche Warengruppen der Ansprechpartner zuständig ist. Falls bspw. Anfragen oder Bestellungen immer an eine Person gesendet werden, kann auch dies voreingestellt werden.

Gesprächsprotokolle

Mit den Gesprächsprotokollen können wichtige Absprachen, die mit den Lieferanten gemacht wurden, dokumentiert werden. Jeder Bericht kann mit Informationen über die Teilnehmer des Gesprächs, Projekte, Vorgänge und abgeleitete Aufgaben verknüpft werden. Über die Zeit wird so eine detaillierte Historie mit dem Lieferanten erstellt. Ebenso kann das integrierte Dokumentenmanagement-System (DMS) verwendet werden, um alle Informationen zur Verfügung zu stellen.

Individuelle Dashboards für Mitarbeiter

Das SOG Sachbearbeitercenter ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Erstellen eines individuellen Dashboards für das Tagesgeschäft. Abteilungsspezifische Dashboards lassen Aufgaben, Prozesse, Kunden und Lieferanten jederzeit im Blick behalten. Dadurch wird der Arbeitsalltag erleichtert, Reaktionszeiten verkürzt und alles ist stets im Blick.

Dashboard Vertrieb

Auf einen Blick sieht der Vertriebsmitarbeiter alle seine Kunden in einer Übersicht, die Ihnen die Umsatzabweichung zum Vorjahr direkt anzeigt. Eine weitere Liste zeigt alle Angebote auf, die noch eine gültige Angebotsfrist haben. Verschiedene Statistiken in Pivot werden bereitgestellt, sodass die Umsätze nach Gebieten oder auch Warengruppen direkt ersichtlich sind. Weitere Übersichten zeigen die offenen Posten der Kunden und zur Fakturierung ausstehende Aufträge an. Auch Kundensätze mit fehlenden Stammdaten oder falschen EG-Daten können dargestellt werden.

Dashboard Abwicklung

Die Mitarbeiter sehen alle Auslieferungsrückstände der zugewiesenen Kunden in einer Übersicht. Hier werden auch die Wunschtermine, zuletzt bestätigten Termine und der ermittelte Plantermin dargestellt. Ebenso können hier Kundenaufträge mit Vorkasse oder unberechnete Lieferscheine übersichtlich aufgeführt werden. Weitere Kontrolllisten zeigen bspw. Artikel an, wo in Kürze das Mindesthaltbarkeitsdatum erreicht ist.

Dashboard Einkauf

Hier werden alle an den Lieferanten gerichteten Anfragen dargestellt. Zusätzlich werden auch die Bestellungen nach dem jeweiligen Bestellstatus aufgeführt. Details zu dem Bestellwert, Gewicht, Volumen ETD (Verschiffung), Versandzeit ETA (Verschiffung) und das Datum der Verfügbarkeit für den Verkauf sind vorhanden. Weitere Ansichten wie Dispolisten, Schiffssuche und Bezugsquellenanalyse sind ebenfalls verfügbar.

Dashboard Lager

Den Mitarbeitern stehen Übersichten zu den erwarteten Wareneingängen bereit. Auf einen Blick ist so ersichtlich, welche Waren in den kommenden Kalenderwochen erwartet werden. In einer weiteren Übersicht werden auch die erwarteten Warenausgänge visualisiert. Diese Ansichten unterstützen bei der Personalplanung, um Belastungsspitzen rechtzeitig zu erkennen. Weitere Übersichtslisten zu den Lagerbeständen inkl. Lagerwert, Effektivbestand und Artikelverfügbarkeit sind vorhanden.

Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement beinhaltet die Verteilung von Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter, die Nachverfolgung der bearbeiteten Aufgaben sowie die Dokumentation verschiedener Daten, die mit der Aufgabe in Verbindung stehen. Zu diesen Daten gehören unter anderem Start- und Endtermine, Zuständigkeiten, Weiterleitungen, Dokumentenzuweisungen, Prioritäten, Status, Erledigungsvermerke, Zeiterfassung und weitere. Es ist auch möglich, ganze Aufgabenkataloge mit vordefinierten Verantwortlichkeiten und Zeiträumen zu definieren.

Workflowsystem

Mit dem SOG Workflowsystem können Sie Aufgaben und Prozesse in allen Bereichen von SOG ERP effizienter gestalten, indem Sie den Prozessablauf schrittweise vorgeben. Dadurch wird eine einheitliche Arbeitsweise im Unternehmen sichergestellt, was besonders wichtig ist, wenn eine konstante Servicequalität sichergestellt werden muss. Nach der Bearbeitung eines Schritts wird automatisch der nächste angesteuert, sodass die Mitarbeiter nicht permanent eingreifen müssen, um eine Aufgabe voranzutreiben.

Neuanlage Kontakte

Die vollständige Neuanlage von Kunden oder Lieferanten kostet wertvolle Zeit. Durch verschiedene Vorlagen ermöglicht SOG ERP, diverse Voreinstellungen zu übernehmen. So werden für Kunden bspw. Vorlagen für Neukunden aus Deutschland, der EU und Drittländern angelegt.

Dokumente

In SOG ERP können bspw. Vorlagen für Worddokumente hinterlegt werden. Wünscht der Kunde bspw. einen neuen Katalog, dann wird dieser Kunde zunächst im Kundencenter angewählt. Über die Funktion Dokumentvorlage kann auf eine Vielzahl von vorbereiteten Variationen zugegriffen werden. In diesem Fall wird ein Anschreiben für einen Katalog ausgewählt, das alle notwendigen Daten an Microsoft Word übergibt. Der Ausdruck vom Anschreiben erfolgt somit nach wenigen Sekunden.

E-Mails

Für verschiedene Situation werden oftmals vorgefertigte E-Mails benötigt. Beispielsweise für den Versand von einem Angebot oder Informationen zu einem Produkt. In SOG ERP können beliebig viele E-Mail-Vorlagen angelegt werden. Je nach Prozess kann einfach auf die richtige Vorlage zugegriffen werden, um wertvolle Zeit zu sparen. Neben dem vordefinierten Text wird die Signatur von dem Mitarbeiter geladen und auch Dokumente können automatisch oder manuell in den Anhang übernommen werden.

Aufgaben

Für wiederkehrende Aufgabe oder Workflows können Vorlagen angelegt werden, um im Alltag wertvolle Zeit zu sparen. So werden Standardprozesse im Unternehmen transparent und mit einer konstanten Qualität gelebt. Neben einfachen Aufgaben und umfassenden Workflows können auch Aufgabenkataloge angelegt werden. Gerade bei Projekten, die komplex sind und viele Mitarbeiter involviert sind, bietet sich diese Vorgehensweise an. So werden mit einem Klick zahlreiche Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter mit konkreten Vorgaben und Endterminen gesendet.

Gesprächsprotokolle

Eine Vorlage für ein Gesprächsprotokoll ist sinnvoll, um feste Strukturen, wie Checklisten oder Fragenkataloge mitzugeben. Durch die Vorlage kann eine Führungskraft seine Vorstellungen und Vorgaben genau definieren. Diese Herangehensweise sorgt für Geschwindigkeit und Klarheit im Prozess.

Individuelle Dashboards für Projekte

Das Projektcenter ermöglicht ein integriertes Projektmanagement durch die Anlage von Projekten und deren Zuordnung zu Vorgängen wie Angeboten, Aufträgen, Lieferantenanfragen, Bestellungen usw. Es bietet eine Übersicht über verschiedene relevante Informationen wie Vorgänge, Kalkulationen, importierte Dateien, erstellte Word-Dokumente, E-Mails und Termine sowie Aufgaben. Es kann in verschiedenen Anwendungsfällen Verwendung finden, wie bei Aktionswarengeschäften, Messeplanungen, Kampagnen oder Werbemitteln.

Vielseitige Anwendungsszenarien

Das Projektcenter zeichnet sich durch seine Anwendungsvielfalt in verschiedenen Geschäftsbereichen aus. Ob im Werbemittelgeschäft mit zeitlich begrenzten Projekten und Aktionen, bei Rahmenabkommen mit langfristigen Vertragspartnern oder bei der spezialisierten Bedienung von Schiffsausrüstern - überall bietet es optimale Unterstützung. Besonders hervorzuheben ist die Effizienz bei der Just-in-Time Lieferung mehrerer Aufträge, wodurch es zu einem unverzichtbaren Werkzeug in zeitkritischen Lieferketten wird.

Funktionen und Leistungen

In Bezug auf Funktionalität bietet das Projektcenter weit mehr als eine Oberfläche zur Verwaltung von Projektdaten. Es ermöglicht eine vorgangsübergreifende Vor- und Nachkalkulation, persönliche oder rollenspezifische Konfigurationen und eine detaillierte Dokumentation der Projekthistorie, einschließlich aller Änderungen und Anpassungen. Zudem unterstützt es die Auswertung von Projektdaten über OLAP-Cube, was detaillierte Statistiken und tiefe Einblicke in jedes Projekt ermöglicht.

Integration von Einkaufs- und Verkaufsprozessen

Ein entscheidender Vorteil ist die nahtlose Integration und Verwaltung aller mit einem Projekt verbundenen Aufgaben. Dies umfasst den gesamten Zyklus von Einkaufsvorgängen – von Anfragen und Bestellungen bis zu Lieferungen – sowie Verkaufsprozesse, einschließlich Angeboten, Aufträgen und Gutschriften. Auch das Handling von Reklamationen wird erheblich vereinfacht.