Kostenrechnung
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Individuelle Kostenrechnung und Controlling
Die Kostenrechnung liefert wertvolle Informationen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit. Mit der SOG Financials Software kann die Kostenrechnung in verschiedenen Ausprägungen durchgeführt werden, z. B. als Voll-, Teil- oder Grenzplankostenrechnung und jeweils als Ist- oder Plankostenrechnung. Sie unterstützt somit aktiv die Entscheidungsprozesse im Unternehmen.
- Leistungsumfang
- Internationalität
- Anpassbarkeit
- Controlling
- Automatisierung
- Kosten- und Erlösrechnung
- Kostenstellenrechnung
- Kostenträgerrechnung
- Erfolgsrechnung
- Plankostenrechnung
Leistungsumfang
- Aktuelle Auswertungen zu Kostenstellen, Kostenträgern und Betriebsergebnis
- Verteilung der Gemeinkosten nach verursachungsgerechten Kriterien
- Innerbetriebliche Leistungsverrechnung in Form von Umlage nach Iterationsverfahren / nach Stufenleiterverfahren
- Mengen-/Leistungsbewertung
- Gemeinkostenzuschlagskalkulation
- Kostenträger-Nachkalkulation
- Erstellung des Betriebsabrechnungsbogens
- Ermittlung der Über- und Unterdeckungen
- Umfangreiches Berichtswesen für Plan-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen
- Grundlagen für die Preisfindung
- Anpassung von fixen und variablen Kosten
- Bezugsgrößendefinition
- Sollkostenermittlung im Rahmen der Grenzplankostenrechnung
- Flexibles Reporting für die Ergebnisrechnung
- Deckungsbeitragsrechnung
- Betriebsergebnisorientierte Konsolidierung
Globale Ausrichtung und Mehrsprachigkeit
SOG Financials konzentriert sich stark auf eine internationale Ausrichtung, um Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, das gleiche Produkt länderübergreifend und in mehreren Sprachen zu nutzen. Dieser Ansatz optimiert das IT-Budget und unterstützt eine effiziente, zentralisierte Softwarenutzung in multinationalen Umgebungen.
Mehrsprachenfähigkeit für globale Kommunikation
Die Software unterstützt verschiedene Sprachen, wobei der Wechsel der Sprache für Oberflächen und Hilfetexte einfach per Knopfdruck erfolgt und sogar während der Anwendung umstellbar ist. Benutzer können individuelle Stammdaten wie Kostenstellenbezeichnungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen. Dies ermöglicht unter anderem den Aufbau eines multilingualen Konzern-Reportings. Ferner ermöglichen spezielle Felder das Erfassen von Daten in mehreren Sprachen (z. B. Kostenarten, Analysecodes, Korrespondenztexte), wodurch auch Anwender mit unterschiedlichen Sprachhintergründen auf denselben Datenbestand zugreifen können, ohne sprachliche Barrieren.
Landesspezifische Formate und zertifizierte Landesversionen
Um den lokalen Anforderungen gerecht zu werden, unterstützt die Software landesspezifische Formate wie Adress- und Datumsangaben. Dies gewährleistet die Nutzung landesüblicher Formate in Anwendungen und Kommunikationswegen. Die Software bietet zertifizierte Landesversionen für Deutschland, Frankreich, Belgien, die Schweiz, Tschechien und Ungarn sowie weitere Versionen für Großbritannien, die Niederlande, Österreich, Italien und Polen. Weitere Länderversionen können auf Anfrage bereitgestellt werden.
Mehrwährungsfähigkeit für internationale Finanztransaktionen
Ein weiteres Schlüsselelement ist die Mehrwährungsfähigkeit, die es Unternehmen ermöglicht, eine beliebige Anzahl von Währungen und Währungskursen zu verwalten, was besonders für internationale Geschäfte vorteilhaft ist. Es können bis zu fünf parallele Hauswährungen verwendet werden, was gerade bei weniger stabilen Währungen zusätzliche Orientierung bietet. Auswertungen in allen Hauswährungen sind möglich, und tagesaktuelle Kurse können nach Festlegung einer Domain und projektbezogener Einrichtung bequem über das Internet heruntergeladen werden.
Mehrfirmenfähigkeit und effiziente Datenverwaltung
Die Software bietet Mehrfirmenfähigkeit, was bedeutet, dass sie mandantenfähig ist und sich somit für den Einsatz in Konzernen und Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften eignet. Die Kostenrechnung ermöglicht die Konsolidierung von Firmen der Finanzbuchführung zu Konzernstrukturen, was eine zentrale und effiziente Verwaltung und Analyse von Finanzdaten über verschiedene Firmen hinweg erlaubt.
Flexible Benutzer- und Rollenverwaltung
Ein hervorragendes Datenschutzkonzept wird durch das System der frei definierbaren Benutzerrollen gewährleistet. Dies ermöglicht eine flexible und differenzierte Gestaltung der Benutzerberechtigungen. Vordefinierte Rollen wie Controller können genutzt oder neue Rollen definiert werden. Ein Anwender kann mehrere Rollen innehaben, wobei die Berechtigungen je nach Firma variieren können, was eine maßgeschneiderte Zugriffskontrolle ermöglicht.
Benutzerdefinierte Menüs für individualisierte Navigation
Das Navigationsmenü der Software spiegelt die Struktur der Kostenrechnung wider, mit Bereichen wie Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Benutzer können das Menü individuell anpassen, indem sie Menüpunkte anordnen, gruppieren oder ausblenden. Diese Flexibilität unterstützt die Benutzerfreundlichkeit und hilft den Anwendern, sich auf die für sie relevanten Funktionen zu konzentrieren.
Analysecodes für detaillierte Datenauswertungen
Das Konzept der Analysecodes ermöglicht es, zusätzliche Informationen zu Stamm- und Bewegungsdaten hinzuzufügen. Diese Kategorien und Werte können vom Anwender frei definiert werden, was eine optimale Anpassung der Software an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens ermöglicht. Der Datenbestand kann anhand dieser benutzerdefinierten Informationen analysiert und ausgewertet werden, was zu aussagekräftigen und zielgerichteten Listen und Berichten führt.
Internetanbindung für moderne Kommunikation
Die Software ist vollständig internet- und intranetfähig, was die Kommunikation über E-Mail und andere Online-Kanäle erleichtert. Dies unterstützt eine zeitgemäße und effiziente Kommunikation mit Kostenstellenverantwortlichen und anderen Beteiligten.
Von der Ist-Kosten- zur Plankostenrechnung
Die Kostenrechnung spielt eine zentrale Rolle im betriebswirtschaftlichen Controlling und unterstützt das operative Management durch die Bereitstellung vielfältiger Informationen. Diese Informationen sind entscheidend, um Probleme zu erkennen, Entscheidungen zu treffen, Maßnahmen anzuordnen und deren Ausführungen zu überwachen. Durch flexible Abbildungsmöglichkeiten und Werkzeuge ermöglicht die Kostenrechnung eine effiziente Unterstützung in diesen Bereichen.
Einführung und Ausbau des Kostenrechnungssystems
Die Implementierung eines Kostenrechnungssystems ist ein unternehmensspezifischer Prozess, der in Teilschritten erfolgt. Unternehmen können zunächst mit einer Ist-Kostenrechnung beginnen und das System später zu einer Plankostenrechnung ausbauen.
- Vollkostenrechnung auf Ist-Kostenbasis: Dies ist die erste Ausbaustufe, die um Planwerte ergänzt werden kann. Sie bietet eine einfache Integration in bestehende Geschäftsprozesse und ermöglicht eine kostengünstige sowie schnelle Einführung.
- Teilkostenrechnung und Grenzplankostenrechnung: Eine weitere Ausbaustufe ist die Abrechnung von Teilkosten, bei der Variatoren zur Differenzierung nach fixen und variablen Kosten verwendet werden. Zusätzliche Bezugsgrößen ermöglichen die Abbildung der Beschäftigung und sind die Basis für den Aufbau einer Grenzplankostenrechnung.
Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen
Die Kostenrechnung ist so konzipiert, dass sie für verschiedene Verfahren relevante Kosteninformationen bereitstellen kann. In der betriebswirtschaftlichen Praxis haben sich bestimmte Kostenrechnungssysteme etabliert, die aus der Kombination verschiedener Zeitbezüge (Ist-Kosten, Normalkosten, Plankosten) und unterschiedlicher Verrechnungsarten der Kosten auf Kostenträger (Vollkosten, Teilkosten) resultieren. Die spezifische Ausgestaltung dieser Systeme hängt von den betrieblichen Gegebenheiten und den gewünschten Informationen ab.
Unterstützung von Managemententscheidungen
Der Anwender kann selbst bestimmen, wie weit er in der Kostenrechnung gehen möchte, um eine größere Kostentransparenz zu erreichen und dadurch Managemententscheidungen zu unterstützen. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Systems ermöglichen es Unternehmen, die Kostenrechnung effektiv auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele auszurichten.
Vereinfachung und Zeitersparnis mit Kontierungsvorlagen
SOG Financials erlaubt, Kontierungsvorlagen und Kostenartenvorgaben zu hinterlegen, um die Effizienz in der Buchführung und Kostenrechnung zu steigern. Kontierungsvorlagen sind besonders nützlich für häufig wiederkehrende und standardisierte Buchungen. Sie können sowohl prozentuale als auch absolute Beträge umfassen und sind auch für kostenrechnungsrelevante Zuordnungen anwendbar. Die Vorteile von Kontierungsvorlagen sind:
- Einfachheit: Sie ermöglichen es Personen mit begrenztem buchhalterischen Wissen, einfache, standardisierte Buchungen durchzuführen, wie regelmäßige Kassenbuchungen
- Zeitersparnis: Routinebuchungen, wie Abschreibungen oder Ausbuchungen, können durch die vordefinierten Vorlagen schnell und effizient abgewickelt werden.
Minimierung von Fehlern durch Kostenartenvorgaben
Die Definition von Kostenartenvorgaben unterstützt die Buchung auf Kostenstellen und hilft, Falschbuchungen zu minimieren. Es kann festgelegt werden, mit welchen Kostenarten gebucht werden darf, und ob eine Zuordnung auf Kostenstellen und/oder Kostenträger zulässig ist. Diese Vorbelegungen oder fixe Zuordnungen reduzieren den Aufwand bei der Suche nach Fehlern und verbessern die Genauigkeit der Buchführung.
Individuelle Auswertungen durch Hierarchien
Die Software ermöglicht den Aufbau von individuellen Hierarchien für Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger. Diese Strukturierung ist besonders vorteilhaft für ein Controlling-orientiertes Berichtswesen. Die Hierarchien ermöglichen eine übersichtliche und flexible Ad-hoc-Auswertung, bei der Teilergebnisse jederzeit ersichtlich und abrufbar sind.
Wiederkehrende Buchungen und Abgrenzungsbuchungen
Die Automatisierung wiederkehrender Buchungen, inklusive der Zuordnung auf Kostenstellen und Kostenträger, steigert die Effizienz in der Finanzbuchführung. Benutzer können den Ausführungszeitraum definieren und Sperren sowie Pausen festlegen. Dies ermöglicht komfortable Abgrenzungsbuchungen für eine verursachungsgerechte Verteilung von Kosten und Erlösen über einen bestimmten Zeitraum.
Flexible Auswertungsmöglichkeiten
Die Einstellungen für Auswertungen sind flexibel gestaltbar, und die Betrachtungszeiträume können frei definiert werden. Anwender haben die Wahl, sich auf einen bestimmten Zeitraum zu konzentrieren oder vergleichende Analysen durchzuführen.
Grundlage für wirtschaftliches Handeln
Die Kosten- und Erlösrechnung bildet eine wesentliche Grundlage für das betriebswirtschaftliche Controlling in Unternehmen. Sie umfasst verschiedene Komponenten, die eng miteinander verknüpft sind und zusammenarbeiten, um ein umfassendes Bild der finanziellen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu bieten.
Kostenartenrechnung als Dreh- und Angelpunkt
Die Kostenartenrechnung ist ein zentraler Bestandteil und bezieht ihre Basisdaten hauptsächlich aus der Finanzbuchführung in Form von primären Kosten- und Erlösarten. Diese Daten werden ergänzt durch Informationen aus vorgelagerten Anwendungen wie Personalabrechnung, Anlagenbuchführung, Materialwirtschaft und Auftragsabwicklung. Jede Buchung, die eine Kosten- oder Erlösart betrifft, wird einer Kostenstelle und/oder einem Kostenträger zugeordnet, was eine automatische Integration in die Kostenrechnung gewährleistet.
Unterteilung der Kostenarten
In der Kostenartenrechnung wird zwischen primären und sekundären Kostenarten unterschieden. Primäre Kostenarten sind direkt der Finanzbuchführung entnommen und können bei Bedarf in Unterkostenarten aufgeteilt werden, um differenzierte Analysemöglichkeiten zu ermöglichen. Sekundäre Kostenarten repräsentieren den bewerteten Verbrauch von Leistungen, die das Unternehmen selbst erzeugt hat, und werden ausschließlich in der Kostenrechnung geführt. Sie sind wichtig für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung.
Einsatz von Messgrößen
Messgrößen bieten zusätzliche Analyse- und Berechnungsmöglichkeiten und sind frei definierbar. Sie können zu jeder Kostenart geführt werden, wobei Mengen entweder von Vorsystemen geliefert oder manuell verwaltet werden. „Feste Mengen“, wie die Anzahl der Mitarbeiter oder Quadratmeter, können als Verrechnungseinheiten für die Umlage von Kosten dienen. Messgrößen werden auch für die Verteilung der Kosten durch Umlagen, die Ermittlung von Kostensätzen für die Kostenträgerkalkulation, die innerbetriebliche Leistungsverrechnung sowie für die Ermittlung von proportionalen Sollkosten in der Teilkostenrechnung verwendet.
Kerninstrument der Kostenstellenrechnung
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein klassisches Werkzeug der Kostenstellenrechnung, das die Zurechnung von Kosten auf Kostenstellen ermöglicht. Er bietet einen detaillierten Nachweis der einzelnen Buchungssätze und informiert über die Herkunft der Kosten. Die Erstellung des BAB umfasst mehrere Schritte:
- Verteilung der Primärkosten: Zurechnung direkter und indirekter Kostenstellengemeinkosten aus der Kostenartenrechnung.
- Auflösung der Hilfskostenstellen: Unter Berücksichtigung gegenseitiger Leistungsbeziehungen, etwa durch Iterationsverfahren oder Stufenleiterverfahren.
- Bildung von Kalkulationssätzen: Vorbereitung der Verrechnung der Kosten auf Kostenträger.
- Erfassung von Leistungen: Für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf die Kostenträger.
- Ermittlung von Über- und Unterdeckungen: Analyse der Abweichungen in den Hauptkostenstellen.
Voll- oder Teilkostenrechnung
Die Kostenstellenrechnung kann entweder als Vollkosten- oder Teilkostenrechnung durchgeführt werden, wobei letztere eine Aufteilung der Kosten nach Beschäftigungsabhängigkeit vornimmt. Dabei werden die Kosten in fixe und variable Anteile unterteilt.
Kontrolle und Analyse durch Plan- und Grenzplankostenrechnung
Die Plankostenrechnung ermöglicht eine präzise Kostenplanung und -kontrolle. Sie stellt mengen- und wertmäßige Planungen für jede Kostenart und Kostenstelle bereit, um die Ist-Kosten zu messen und zu vergleichen.
Bei der Grenzplankostenrechnung wird die Planung je Kostenart auf Teilkostenbasis und bezugsgrößenorientiert vorgenommen. Variable Anteile je Kostenart können vorbelegt oder Kostenstellen komplett auf „Fix“ gesetzt werden.
Flexible Plankostenrechnung und Soll-Ist-Vergleich
Die flexible Plankostenrechnung erlaubt die Anpassung der Sollkosten an die Ist-Beschäftigung, was eine effektive Analyse von Abweichungen und deren Ursachen ermöglicht.
Vorgabekosten bieten weitere Analysemöglichkeiten, indem sie Vorgabe-Mengen und -Beträge aus einem Vorsystem abbilden. Diese werden u. a. in SOG ERP verwendet und bieten eine klare Unterscheidung zu den klassischen Sollkosten.
Konsolidierung und Formelrechnung
Die Kostenstellen können über Hierarchien zu Gruppen und Bereichen verdichtet werden, was eine integrierte Betrachtung des Gesamtunternehmens ermöglicht. Die Kostenrechnung bietet zudem Möglichkeiten zur Konsolidierung einzelner Firmen. Ferner erlaubt die Formelrechnung die Definition individueller Berechnungen zur Ermittlung gewünschter Kennzahlen und Ergebnisse.
Deckungsbeitragsrechnung und Teilkostenrechnung
Ein zentrales Element der Kostenträgerrechnung ist die Deckungsbeitragsrechnung, die die variablen und fixen Kostenanteile der Produkte berücksichtigt. Sie setzt eine Teilkostenrechnung voraus, bei der Kosten in variable und fixe Bestandteile aufgeteilt werden. Alternativ kann die Kostenträgerrechnung auch auf Vollkostenbasis durchgeführt werden, wobei alle Kosten den Kostenträgern zugerechnet werden.
Auftragsweise Dokumentation der Ist-Kosten
Die Nachkalkulation in der Kostenträgerrechnung dokumentiert alle angefallenen Ist-Kosten, wie verbrauchte Materialien, Zukaufteile und Fremdfertigungskosten. Diese Einzelkosten werden den Kostenträgern direkt zugeordnet. Kostenstellenleistungen werden mit ihren Ist-Mengen übernommen und mit kalkulatorischen Kostensätzen auf die Kostenträger verrechnet.
Nachkalkulation mit Mengen- und Wertabweichungen
Die Nachkalkulation beinhaltet auch die Zuschlagskalkulation der Kostenträger basierend auf Gemeinkostenzuschlagssätzen der Hauptkostenstellen. Sie umfasst die Sammlung der Ist-Kosten für verschiedene Leistungsaufträge und Auftragspositionen, die in Produktions-, Kunden-, Montage- oder Vorratsaufträgen enthalten sein können. Bei Integration mit einem PPS-System können diese Daten direkt in die Ergebnisrechnung übernommen werden.
Differenzierte Abweichungsanalysen
Ein wichtiger Bestandteil der Kostenträgerrechnung sind die Abweichungsanalysen. Diese umfassen:
- Verbrauchs- und Beschäftigungsabweichungen: Relevant für Fertigungsstellen und andere produktive Kostenstellen wie Konstruktion und auftragsbezogene Entwicklung.
- Abweichungen zwischen Kostenstellenkosten und kalkulierten Beträgen: Differenzen zwischen den tatsächlichen Kosten in den Zuschlagskostenstellen (wie Einkauf, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb) und den in der Kalkulation über Prozentzuschläge verrechneten Beträgen.
Umfangreiche Analyseoptionen
Die Unternehmenserfolgsrechnung und das Reporting sind zentrale Bestandteile eines effizienten Controllings. Sie bieten vielfältige Möglichkeiten zur Analyse und Darstellung betriebswirtschaftlicher Daten. Das Reporting ermöglicht kurzfristige Erfolgs- oder Ergebnisrechnungen über verschiedene Hierarchien wie Firma, Profitcenter, Regionen, Vertreter und Kunden. Analysecodes dienen als Sortier- und Filterkriterien, was eine detaillierte und spezifische Auswertung ermöglicht.
Vielseitige Berichtsgestaltung
Die Berichte können nach verschiedenen Kriterien wie Kostenarten, Kostenstellen oder Kostenträgern strukturiert werden. Dank einer Vielzahl an Grafik- und Darstellungsoptionen lassen sich anspruchsvolle und aussagekräftige Berichte erstellen. Zu den Leistungsmerkmalen des Reportings gehören:
- Vergleich mehrerer Firmen: Ermöglicht einen umfassenden Überblick über verschiedene Unternehmensbereiche.
- Beliebig viele Spalten: Für detaillierte und umfassende Analysen.
- Formatierungsmöglichkeiten: Ermöglichen eine individuelle Gestaltung der Berichte.
- Drill-Down-Funktion: Bietet tiefe Einblicke bis auf Buchungs- oder Belegniveau.
- Kennzahlen: Können über freie Rechenformeln ermittelt werden.
Periodenergebnisse und Mehrjahresvergleich
Die Ergebnisse werden monatlich, quartalsweise und kumulativ dargestellt. Ein Mehrjahresvergleich ist möglich, wobei Vergangenheitswerte eingeblendet werden können. Kostenträger können geschäftsjahresübergreifend ausgewertet werden. Die Auswertung der Daten kann periodisch oder vergleichend erfolgen. Standardauswertungen umfassen Kostenartenauswertungen, Kostenstellen- und Kostenträgerauswertungen, Bereichsauswertungen sowie detaillierte Einzelnachweise.
Frei verschlüsselbare Auswertungen
Für das interne und externe Reporting sind detaillierte Kostenstellen- und Kostenträgerberichte von großer Bedeutung. Die Berichte können als Plan-Ist-Vergleiche, Prozentvergleiche oder Monatsübersichten erstellt werden, wobei der Aufbau flexible Definitionen von Betrags-, Mengen- und Rechenzeilen ermöglicht.
Flexibilität und Präzision in der Planung
Die Planungsfunktion in der Kostenrechnung spielt eine zentrale Rolle für das Finanzmanagement und Controlling in Unternehmen. Sie ermöglicht eine detaillierte und flexible Planung für eine effektive Budgetkontrolle und strategische Entscheidungsfindung.
Vielseitige Planungsmöglichkeiten
SOG Financials erlaubt, eine unbegrenzte Anzahl von Planvarianten zu erstellen, was besonders für Simulationen nützlich ist. Die Planung kann kostenstellen- oder kostenträgerbezogen je Kostenart erfolgen. Unternehmen können wählen, ob sie Jahreswerte oder Periodenwerte planen möchten. Zudem können Jahreswerte nach frei definierbaren Schlüsseln, wie Saisonkurven, auf die einzelnen Perioden verteilt werden.
Für jede primäre und sekundäre Kostenart innerhalb einer Kostenstelle können Planmengen geführt werden. In der Teilkostenrechnung dienen diese Planmengen in der flexiblen Plankostenrechnung als Bezugsgröße. Über diese Bezugsgröße werden der Plankostenverrechnungssatz und der Beschäftigungsgrad ermittelt.
Excel-Integration für komfortable Datenverwaltung
Die Möglichkeit, Planwerte in Excel zu erfassen und diese komfortabel in das Kostenrechnungssystem zu übertragen, stellt eine bedeutende Erleichterung dar. Diese Integration ermöglicht es, die umfangreichen Funktionen von Excel zur Datenaufbereitung und -analyse zu nutzen, während gleichzeitig eine nahtlose Übertragung der Daten in das Kostenrechnungssystem für weitere Verarbeitung und Analyse gewährleistet ist.
Nutzen für Ihr Unternehmen
Die Planungsfunktionen der Software bieten folgende Vorteile:
- Flexibilität: Die Möglichkeit, verschiedene Planvarianten zu erstellen und zu vergleichen, bietet Flexibilität in der Finanzplanung und unterstützt unterschiedliche Szenarienanalysen.
- Genauigkeit: Die präzise Planung je Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger ermöglicht eine genaue Budgetierung und Kostenkontrolle.
- Effizienz: Die Integration mit Excel erleichtert die Datenverwaltung und -analyse, was den Planungsprozess effizienter gestaltet.
- Strategische Entscheidungsfindung: Detaillierte Planungsdaten unterstützen das Management bei der Entscheidungsfindung, indem sie Einblicke in potenzielle finanzielle Auswirkungen verschiedener Szenarien bieten.