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Effizientes Arbeiten mit Zusatzmodulen für SOG Financials

Zusatzmodule zu SOG Financials bieten eine Vielzahl an erweiterten Funktionen und spezialisierten Lösungen für Ihr Finanzmanagement. Sie ermöglichen, Ihre finanziellen Prozesse weiter zu optimieren und spezifische Anforderungen wie z. B., mit WIN jederzeit auf Informationen aus dem Finanz- und Personalwesen zuzugreifen. Die Module können je nach Bedarf einzeln oder in Kombination genutzt werden.

Mit WIN alle Informationen auf einen Blick

Mit dem Web-Informations-Navigator (WIN) haben Sie alle wichtigen Informationen aus Finanzbuchführung, Kostenrechnung und Personalwesen immer im Blick. Egal, ob Sie vor Ort im Büro oder unterwegs sind, Sie können jederzeit auf Ihre Daten zugreifen. Mit WIN bestimmen Sie, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Informationen erhalten sollen. So haben auch Niederlassungsleiter und Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit, auf wichtige Unternehmenszahlen zuzugreifen. Besonders Ihre Vertriebsmitarbeiter profitieren von WIN: Sie können schnell und einfach auf wichtige Kundeninformationen zugreifen und sind so bestens vorbereitet für anstehende Termine. WIN spart Zeit und Mühe und sorgt für eine effiziente und top informierte Unternehmensführung.

Personalstatistiken mit WIN im Überblick

Die Personalstatistiken in WIN stehen Ihnen mit wichtigen Auswertungen zur Verfügung. Sie können Mitarbeiterstatistiken einfach abrufen und sich einen Überblick über die aktuelle Altersstruktur Ihres Unternehmens oder die Telefonliste einer anderen Niederlassung verschaffen. Ein Beispiel für eine Auswertung ist das Zahlverhalten Ihrer Kunden, welches auf Basis der Personenkontenanalyse dargestellt werden kann. Ein weiteres Beispiel ist die Kostenstellen-Auswertung, bei der Verantwortliche jederzeit einen Überblick über die Kostenstellen und Kostenarten erhalten, inklusive eines Plan-Ist-Vergleichs für bestimmte Perioden.

WIN ist in verschiedene Fachbereiche unterteilt, wie Finanzbuchführung, Kostenrechnung und Personalwirtschaft. Innerhalb dieser Bereiche können die einzelnen Module (auch Gadgets genannt) gestartet werden, die unterschiedliche Auswertungen zu Personal-, Finanz- und Kundendaten abdecken. Ein Beispiel für eine Auswertung ist die Darstellung der Warenumsätze, die tagesaktuell in einer dynamischen Grafik auf Tagesbasis dargestellt werden. Mit dem Cursor kann man die jeweiligen Tagesumsätze mit Datum und Nettowert anzeigen. Wenn man einen Teilbereich detaillierter betrachten möchte, kann innerhalb der Grafik der gewünschte Zeitraum markiert werden.

Zugang zu WIN: Online oder lokal nutzbar

Mit WIN können Sie flexibel arbeiten und das System sowohl lokal als auch über das Internet nutzen. Wenn Sie online arbeiten möchten, sichert der Administrator den Zugriff über eine VPN-Verbindung. 

Grafische Darstellung des Zahlverhaltens in WIN, Ansicht nach Belegdatum und Fälligkeit

Effiziente Verwaltung von elektronischen Rechnungen

Das Verarbeiten von Eingangsrechnungen ist zeitaufwendig und kann Ressourcen binden. Mit dem REWO-Manager-Modul kann dieser Verwaltungsaufwand jedoch elektronisch erledigt werden, was Ihnen Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben spart. Dieses Modul erfüllt 100% alle Vorgaben für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und bietet eine komfortable Lösung für die Verarbeitung von E-Mail-Eingangsrechnungen, ohne das Vorsteuerabzug für das Unternehmen zu gefährden.

Vorgaben für elektronische Rechnungsverarbeitung

Das Gesetz legt klare Anforderungen an die elektronische Verarbeitung von Rechnungen fest, um die Integrität und Lesbarkeit der Dokumente zu garantieren. Der Rechnung-Workflow-Manager in der Varial World Edition hält diese Vorgaben in jedem Schritt ein, indem es ein sicheres innerbetriebliches Kontrollverfahren bereitstellt, das eine Verbindung zwischen Rechnung und Leistung herstellt. Einfache Papierausdrucke reichen nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Außerdem müssen Nachweise über einen Zeitraum von zehn Jahren gemäß § 14b UStG aufbewahrt werden.

Effiziente Verarbeitung elektronischer Rechnungen

Das ZUGFeRD-Format ermöglicht einen einfachen und schnellen Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden, ohne dass Registrierungen, Zertifizierungen oder elektronische Signaturen erforderlich sind. Das minimiert den Integrationsaufwand und die Kosten.

Mit dem Rechnungs-Workflow-Manager kann die Varial World Edition ZUGFeRD-Rechnungen vollständig verarbeiten und alle Anforderungen des ZUGFeRD-Standards erfüllen. Die Automatisierung und Vereinfachung der Prozesse führt zu einer spürbaren Kostenreduktion und einer verbesserten Liquidität durch schnelleres Abarbeiten der Rechnungen.

Zusätzlich ist das PDF/A-Format direkt für die Langzeitarchivierung geeignet. Mit der Verwendung des ZUGFeRD-Formats und dem Rechnungs-Workflow-Manager kann eine effiziente Verarbeitung elektronischer Rechnungen sichergestellt werden.

Produktmerkmale

  • Rechnungseingang im E-Mail-Postfach (inklusive automatischen Lieferanten- und Kontenerkennung)
  • Unterstützung beim Workflow, Freigabeprozess, Rechnungsbuchung und Archivierung
  • Enthält den geforderten „verlässlichen Prüfpfad“ und protokolliert jede Änderung an einem Datensatz
  • Integration in SOG ERP: doppelte Eingaben werden vermieden
  • Daten werden über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren und länger vorgehalten
  • Unterstützung aller gängigen Datenbanken (MSSQL, MySQL, Oracle)
  • Nutzung von zwei Bildschirmen möglich
  • 2016 vom TüViT Nord zertifiziert und mit dem Innovationspreis ausgezeichnet
  • Automatische Archivierung für DMS-Systeme wie ELO, EASY, Varial und viele weitere
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Automatisierte Konsolidierung von Einzelabschlüssen

SOG Financials erleichtert die Zusammenführung von Einzelabschlüssen für Unternehmen durch eine weitgehend automatisierte Konsolidierung. Das System ermöglicht es, komplexe Beziehungen zwischen verbundenen Unternehmen schnell und einfach darzustellen und die Konsolidierungsschritte auszuführen. Dabei werden unterschiedliche Kontenpläne und Währungen berücksichtigt. Vor Beginn der Konsolidierung werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, um Fehler zu vermeiden. Alle Konsolidierungsschritte werden dank einfacher Zuordnungen von Sach- und Personenkonten automatisiert ausgeführt.

Einfache und schnelle Übernahme

Wir bieten Ihnen eine umfassende Lösung für die Konsolidierung von Einzelabschlüssen. Mit ihr kann die Übernahme der Einzelabschlüsse in den Konsolidierungskreis, einschließlich der Währungsumrechnung und Harmonisierung des Kontenplans, einfach und schnell durchgeführt werden. Das System bietet auch Werkzeuge für die Darstellung und Überprüfung der Einzelabschlüsse, Kapitalkonsolidierung, Schuldenkonsolidierung, Aufwands- und Ertragskonsolidierung und die Automatisierung der Eliminierung-Buchungen. Die Varial World Edition verfügt über Erfassungsprogramme für jeden Konsolidierungsbereich und liefert einen vollständigen Konzernabschluss, einschließlich Konzern-GuV und Konzernbilanz.

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Flexibilität bei der Kostenrechnungsplanung 

Mit SOG Financials kann die Planung innerhalb der Kostenrechnung flexibel gestaltet werden. Durch geeignete Softwarelösungen wird die Erstellung einer Unternehmensplanung vereinfacht und transparenter. Innerhalb der Finanzwesen-Software stehen einfache und flexible Planungswerkzeuge zur Verfügung, die über einen hohen Integrationsgrad verfügen.

Erstellung einer Unternehmensplanung

Das Modul Planung & Budgetierung ermöglicht die Nutzung zahlreicher Planungsstrategien, die je nach Umfeld des Unternehmens unterschiedlich sein können. Die Strategien sind untereinander kombinierbar und bieten eine schnelle, sichere, komfortable und flexible Lösung.

Umfassende Abdeckung

Die Plankostenrechnung mit Plankostensätzen ist ein wichtiger Bestandteil der Kostenrechnung, mit der Plan-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen durchgeführt werden können. Außerdem kann die Planung für die Ermittlung von Plankostensätzen etc. in der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung genutzt werden. Das Modul Planung & Budgetierung bietet eine umfassende Abdeckung aller Anforderungen an die integrierte Unternehmensplanung. Dank der komfortablen Funktionen werden die Arbeitsprozesse erleichtert und dem User wird maximale Transparenz bei den Planungsdaten geboten.

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Ungenutzes Wissen einfach identifizieren

Es ist wichtig, dass Unternehmen die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und verwalten, da diese einen großen Teil des Unternehmenswerts ausmachen. Um das vorhandene Wissen effektiv einsetzen zu können, sollte man die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter kennen und gegebenenfalls ungenutztes Wissenspotential identifizieren. Eine Möglichkeit hierfür ist die Verwendung eines Skillmanagement-Moduls. Unternehmen sollten das im Haus vorhandene Wissen ihrer Mitarbeiter voll ausschöpfen, um ihr Potenzial zu nutzen und effizienter zu arbeiten. Es kann jedoch schwierig sein, alle Fähigkeiten und Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters zu kennen, insbesondere wenn manche Kenntnisse und Talente möglicherweise unentdeckt bleiben.

Verwalten und Auswerten von Skills

Eine wichtige Funktion des Skillmanagement-Moduls besteht darin, relevante Kategorien wie Schulbildung, Studium, Ausbildung, Fortbildung, Fachrichtung, Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen zu definieren und zu gewichten. Zudem werden diesen Kategorien die jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet, sodass eine zentrale Verwaltung der Fähigkeiten möglich ist. Eine automatische Wiedervorlagefunktion ermöglicht, die Skills regelmäßig zu überwachen und bei Bedarf anzupassen oder zu erweitern.

Das Modul Skill Management ermöglicht es, die Fähigkeiten und Kenntnisse aller Mitarbeiter zentral zu erfassen, zu verwalten und zu analysieren. Es kann helfen, ungenutztes Wissens-Potenzial innerhalb des Unternehmens zu entdecken und so die Kosten für externes Know-how oder neue Mitarbeiter zu minimieren. Weiterhin kann das Skillmanagement dazu beitragen, die Stärken und Schwächen des Teams besser zu verstehen und gezielt weiterzuentwickeln.

Überwachen von Skills

Um die Skills der Mitarbeiter effektiv zu verwalten und auszuwerten, werden relevante Kategorien definiert, gewichtet und zugeordnet. Die Erfassung und Bewertung der Skills erfolgt dann anhand dieser definierten Kriterien und Ausprägungen. Zur Überwachung bestimmter Sonderausbildungen wird eine automatische Wiedervorlagefunktion genutzt, die sicherstellt, dass die entsprechenden Skills immer auf dem aktuellen Stand sind. Dadurch wird gewährleistet, dass das Unternehmen jederzeit über das benötigte Know-how verfügt und gezielte Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter planen und durchführen kann.

Gehaltsstrukturen basierend auf Fähigkeiten und Kenntnissen

Die Erfassung und Bewertung von Skills mit definierten Kriterien und Ausprägungen bildet eine ideale Basis für eine Kalkulations- und Argumentationsgrundlage bei der Festlegung von Gehaltsklassen. Durch das Skillmanagement-Modul können Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen und faire Gehälter für ihre Mitarbeiter anbieten. Ebenso sind Führungskräfte durch das Skillmanagement-Modul perfekt für die nächste Gehaltsrunde mit ihren Mitarbeitern vorbereitet. Sie können auf die individuellen Fähigkeiten und Kompetenzen jedes Mitarbeiters eingehen und so eine gerechte Bezahlung gewährleisten.

 
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Sachmittel effizient erfassen und verwalten

Mit einer flexiblen Sachmittelverwaltung können Sie sämtliche Sachmittel, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, effizient erfassen und verwalten. Von der Überwachung des Bestandes und der Verantwortungsträger über die Zuordnung von Seriennummern und Ablaufdaten bis hin zur Verfolgung von Reparatur- und Wartungsarbeiten. Durch die Verwaltung aller Sachmittel in einem System haben Sie jederzeit den Überblick über die Kosten und können diese planen. Mit den zur Verfügung gestellten Berichten können Sie zudem Trends und Entwicklungen erkennen und gezielt gegensteuern.

Optimieren Sie Ihre Abläufe

Mit dem Modul Sachmittelverwaltung können Sie nicht nur Überblick und Sicherheit gewinnen, sondern auch die internen Prozesse optimieren. Verwalten Sie alle Sachmittel übersichtlich und transparent und automatisieren Sie Ihre Abläufe, von der Ausgabe bis zur Rückgabe. Eine automatische Verwaltung der Wartungsintervalle und Servicekosten garantiert, dass keine wichtigen Instandhaltungen übersehen werden und dass Sie jederzeit auf aktuelle Daten zurückgreifen können. Mit der Sachmittelverwaltung wird auch die Berechnung für die Entgeltermittlung inklusive geldwerter Vorteile, die aus der Nutzung von Firmenfahrzeugen oder E-Bike-Leasing entstehen, vereinfacht. Durch die zentral gesteuerte Berechnungsroutine werden die Werte direkt bei der Erfassung des Sachmittels berechnet und in die monatliche Verdienstabrechnung aufgenommen. So erhält die Personalabteilung ein komfortables und zeitsparendes Instrument, um alle Aspekte der Sachmittelverwaltung zu überwachen.

Behalten Sie den Überblick

Behalten Sie immer den Überblick über alle Sachmittel, die an Ihre Mitarbeiter ausgegeben werden. Egal, ob es sich um ein Notebook, ein Firmenhandy, ein Dienstwagen oder ein E-Bike-Leasing handelt, legen Sie die Sachmittel einfach in einer zentralen Bezeichnungstabelle an und ordnen Sie den Mitarbeitern zu. Dokumentieren Sie jede Ausgabe und Rückgabe mit einem Quittungsbeleg und überwachen Sie die Rückgabe durch die automatische Wiedervorlagefunktion. Sollte ein Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug oder ein E-Bike mit der Möglichkeit einer privaten Nutzung erhalten, werden die Werte direkt bei der Erfassung des Sachmittels berechnet und in die Entgeltabrechnung übernommen.

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Effiziente Personalprozesse: Digitalisierung als Chance

Mit dem Einsatz eines digitalen HR-Systems können Sie Ihre Personalprozesse effizienter gestalten und sparen dadurch Zeit und Kosten. Das „Mitarbeiter Self-Service“ Modul bietet Ihren Beschäftigten eine bequeme, schnelle und sichere Möglichkeit, Verdienstnachweise, Meldebescheinigungen und andere Dokumente digital abzurufen. Ebenso können weitere Informationen, wie Urlaubskonto oder Vertragsdaten, bereitgestellt werden. Mit digitalen HR-Prozessen können Sie Ihre Mitarbeiter zufriedener machen und die Personalarbeit deutlich verbessern.

Schnelle und einfache Einrichtung

Für die Einrichtung des Self-Service für Ihre Mitarbeiter benötigen Sie nur wenige Arbeitsschritte in der Personalabteilung. Zunächst müssen Sie die Datenbereiche festlegen, die für den Online-Service freigegeben werden sollen. Weiterhin legen Sie individuelle Korrespondenztexte fest. Zur Sicherheit der Daten empfiehlt es sich, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login einzurichten und Passwort-Mindestanforderungen festzulegen. Des Weiteren müssen Sie bestimmen, wer den Online-Service nutzen darf und welche Dokumente für den Mitarbeiterzugriff bereitgestellt werden sollen.

Anpassungen an die CI

Mit dem Administrator Dashboard können Sie das Design des Mitarbeiter Self Services ganz einfach nach Ihren Wünschen gestalten. Wählen Sie aus mehreren Standarddesigns oder erstellen Sie ein eigenes Layout, indem Sie unter anderem Ihr Corporate Identity, Ihren Wunschtitel, Ihr Firmenlogo oder ein individuelles Hintergrundbild hinzufügen. Das Dashboard bietet außerdem eine umfangreiche Logging-Funktionalität.

Mitarbeiter informieren

Mit dem Login-System können die Mitarbeiter ihre persönlichen Informationen und Fehlzeiten überprüfen, ihren aktuellen Resturlaubsanspruch ansehen, eine E-Mail an den Sachbearbeiter senden, Verdienstnachweise und andere Bescheinigungen drucken oder herunterladen. Die Mitarbeiter können auch ihre eigenen Ansichtseinstellungen festlegen, wie Tabellenansichten, Spaltensortierungen, Farbschemata und den Zoomfaktor, die speicherbar sind, um das Layout an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Digitale Bescheinigungen und externe Dokumente

Mit dem Mitarbeiter Self Service kann man nicht nur Bescheinigungen aus dem Abrechnungssystem bereitstellen, sondern auch externe Dokumente. Dies geschieht über die Funktion „Dokumentübergabe an Self Service“. Hierdurch kann man den Beschäftigten einen digitalen Zugang zu Dokumenten aus ihrer Personalakte ermöglichen oder auch Informationen zu elektronisch ausgestellten Mitarbeiterbescheinigungen bereitstellen. Alles ist bequem, flexibel, verschlüsselt und unabhängig von Ort und Zeit. Mit dem Zusatzmodul „Dokumente PLUS“ ist es möglich, auf Knopfdruck mehrere externe Dokumente für verschiedene Mitarbeiter hochzuladen. Diese Dokumente, wie beispielsweise monatliche Zeiterfassungsbelege oder Provisionsbelege, werden verschlüsselt in das Portal hochgeladen.

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