Personalwesen

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Optimieren Sie Ihre Personalwirtschaft mit SOG

Die Personalwirtschaft ist ein integriertes System, das sowohl die Personalabrechnung als auch das Personalinformationssystem umfasst. Es unterstützt die Erstellung genauer Abrechnungen und liefert dem Management schnell die benötigten Informationen über die Mitarbeiter. Ein besonderes Merkmal ist die sofortige Berechnung nach Eingabe oder Änderung von Daten, wodurch eine ständige Aktualität der Ergebnisse gewährleistet wird.

Leistungsumfang

  • Einhaltung steuerrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher und arbeits-/tarifvertraglicher Vorschriften
  • Branchenspezifische Abrechnungsmodalitäten
  • Bescheinigungswesen
  • Ad-hoc-Abrechnungen / Ereignisgesteuerte Gehaltsabrechnung
  • Umfangreiche Auswertungen, untergliedert in Beitragslisten, Arbeitnehmer- bzw. Kostenauswertungen und jährliche Auswertungen
  • Gehaltshistorie
  • Übersichten von Ausbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen
  • Personalakte: Speicherung von mitarbeiterbezogenen Dokumenten
  • Sachmittelverwaltung
  • Neuberechnung der Gehälter für die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

Mehrfirmenfähigkeit mit firmenübergreifender Datenverwaltung

Die Software ist mandantenfähig, was bedeutet, dass ein Großteil der Stammdaten firmenübergreifend angelegt und genutzt werden kann. Dies reduziert den Aufwand für die Datenpflege erheblich und gewährleistet Einheitlichkeit in der Verwendung, auch bei größeren Installationen. Firmen können beliebig zu Konzernstrukturen zusammengefasst werden.

Flexible Benutzer- und Rollenverwaltung

Datenschutz hat in der Personalabrechnung einen hohen Stellenwert. Die Software ermöglicht eine flexible und differenzierte Gestaltung der Benutzerberechtigungen durch frei definierbare Benutzerrollen. Nutzer können vordefinierte Rollen nutzen, anpassen oder neue Rollen definieren. Einem Anwender können mehrere Rollen zugeordnet werden, wobei die Berechtigungen je nach Firma oder auf Personalnummernebene variieren können.

Benutzerdefinierte Menüs

Das Navigationsmenü der Software spiegelt die Struktur der Personalwirtschaft wider und ist anpassbar. Benutzer können das Menü nach ihren Bedürfnissen gestalten, indem sie Menüpunkte anordnen, gruppieren oder ausblenden. Dies verbessert die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.

Verwaltung von Aufgaben und Terminen

Die Software beinhaltet einen integrierten, benutzerübergreifenden Aufgaben- und Terminkalender mit automatischer Wiedervorlagefunktion. Diese Funktion erleichtert das Zeitmanagement, indem sie sicherstellt, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt und Termine nicht vergessen werden. Die Wiedervorlagefunktion ist mit verschiedenen Verwaltungsprozessen verknüpft und kann zur automatischen Generierung von Wiedervorlagen für verschiedene Mitarbeiter genutzt werden, was den Workflow optimiert.

Revolutionäre Sofortberechnung

Die Personalwirtschaft innerhalb SOG Financials zeichnet sich durch bahnbrechende Innovationen aus, die sie von traditionellen Systemen abheben. Eine wesentliche Neuerung ist die sofortige Berechnung von Daten nach jeder Eingabe oder Änderung. Diese Funktionalität ermöglicht eine ständige Aktualisierung der Ergebnisse, wodurch aufwendige Testabrechnungen und separate Abrechnungsläufe überflüssig werden. Dadurch minimiert sich die Arbeitsbelastung im Bereich der Personalabrechnung erheblich, wobei eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast über den gesamten Monat gewährleistet wird. Zudem bietet das System nicht nur aktuelle, sondern auch prognostizierte Berechnungsergebnisse für Ihre Mitarbeiter, die jederzeit für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft abrufbar sind.

Automatisierte und benutzerfreundliche Prozesse

Neben der sofortigen Ergebnisbereitstellung können Berechnungsabläufe und -zeitpunkte individuell angepasst werden, was eine erhöhte Sicherheit durch einheitliche Methodik und Anwenderfreundlichkeit garantiert. Dies fördert nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern erleichtert auch das Erlernen des Systems. SOG Financials kommt zudem mit einem umfassenden Datensatz: Alle relevanten Informationen zu Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Postleitzahlen, Banken, Arbeitsämtern, Gemeinden und Finanzämtern in Deutschland sind sofort nach der Installation verfügbar. Diese umfassenden, globalen Daten erleichtern die Personalabrechnung erheblich.

Flexible Datenauswertung

Das System von SOG Financials gewährleistet eine vollständige Historisierung aller Daten, wodurch diese jederzeit in ihrem Ursprungszustand abrufbar sind. Dies ermöglicht Ihnen, gewünschte Auswertungen oder Listen jederzeit originalgetreu zu reproduzieren. Auswertungen werden bedarfsgerecht erstellt, nicht nur für die Gegenwart, sondern auch für zukünftige Zeiträume. Die Funktion „Berechnungsauskunft auf Knopfdruck“ stellt unmittelbar nach Eingabe oder Änderung detaillierte Ergebnisse bereit. So können Sie die einzelnen Abrechnungsergebnisse effektiv überprüfen und kontrollieren.

Globale Stammdaten für die Personalwirtschaft

Das Herzstück von SOG Financials bildet die umfangreiche Sammlung globaler Stammdaten, die essenziell für die Personalwirtschaft sind. Dieses System bietet nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern auch detaillierte Informationen über Krankenkassen, Gemeinden, Finanzämter und Arbeitsämter. Ebenso sind Informationen zu Postleitzahlen, Bankverbindungen und Währungskursen stets in allen Anwendungen verfügbar. Diese globale Datenbasis stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für die effiziente Verwaltung Ihrer Personalwirtschaft stets zur Hand sind.

Firmenbezogene Datenverwaltung

In SOG Financials können Sie alle wichtigen Unternehmensdaten wie Adresse, Bundesland und Sofortmeldepflicht zentral verwalten. Zusätzlich erlaubt das System, zentrale Berechnungsparameter wie Tarifmodelle für Altersteilzeit oder ERA festzulegen. Verschiedene Druckoptionen für Verdienstnachweise können ebenfalls individuell angepasst werden. Dank der Flexibilität des Systems können Sie beliebig viele Firmenprofile anlegen und verwalten, wobei Sie aus einer Vielzahl von Zuordnungskriterien für Mitarbeiter wählen können, um Ihre Organisationsstruktur optimal abzubilden.

Flexibilität durch Wertarten

SOG Financials ermöglicht die Verwendung flexibler Wertarten, um sowohl einfache als auch komplexe betriebswirtschaftliche Vorgänge zu bewerten. Ein umfassender Muster-Wertartenrahmen liefert wichtige Basisinformationen für die Anlage eigener Wertarten. Zudem können Mengen und Beträge einzelner Wertarten an andere Wertarten weitergegeben werden, wobei die Bewertungsreihenfolge frei definierbar ist. Das System kann auch automatisch Wertarten generieren, wie Urlaubsgeld bei Erfassung von Urlaubstagen.

Erweiterte Optionen für individuelle Bedürfnisse

Benötigen Sie spezifische Verschlüsselungs- und Zuordnungsoptionen oder verwalten Sie Betriebsteile in verschiedenen Bundesländern? SOG Financials bietet flexible Optionen wie das Anlegen beliebig vieler Betriebsstätten und die Verwendung von Tariftabellen, die auch tarifliche Besonderheiten wie ERA berücksichtigen. Durchschnittsberechnungen mit variabler Laufzeit sind ebenfalls möglich, nicht nur für Vergangenheit und Gegenwart, sondern auch für zukünftige Zeiträume.

Automatisierte Mitarbeiterintegration

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter unterstützt unser System Sie mit einem automatisierten Workflow. Dieser führt Sie durch alle notwendigen Erfassungsdialoge, wobei die Eingaben sofort auf Richtigkeit und Plausibilität überprüft werden. Sie können auch eigene Workflows für die Neuanlage von Mitarbeitern erstellen, wodurch aufwändige Nachbearbeitungen von Daten entfallen. Dies gewährleistet eine effiziente und fehlerfreie Integration neuer Teammitglieder in Ihr Unternehmen.

Schneller Datenzugriff für wichtige Entscheidungen

Steht ein kurzfristiges Mitarbeitergespräch an und die Geschäftsleitung benötigt schnell eine Übersicht der wichtigsten Arbeitnehmerdaten? Kein Problem! Mit dem Standardreport „Personalstammblatt“ ist Ihre Personalabteilung jederzeit auskunftsbereit. Sie können die benötigten Daten auf Knopfdruck und in einem ansprechenden Layout bereitstellen. Diese Schnellzugriff-Funktion sorgt dafür, dass Sie auch in dringenden Situationen stets gut informiert und vorbereitet sind.

Erweiterte Personalverwaltungsoptionen

Wenn Ihre Anforderungen über die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Mindestanforderungen hinausgehen, bietet SOG Financials erweiterte Verwaltungsoptionen. Sie können individuelle Arbeitszeitmodelle zuordnen, Urlaubskonten führen und flexible Arbeitszeitvereinbarungen sowie Wertguthabenführung abbilden. Zudem ermöglicht das System die Verwaltung von wichtigen Terminen durch eine integrierte Wiedervorlage, wie z. B. das Ende der Probezeit oder den Ablauf der Arbeitserlaubnis, und erlaubt die Zuweisung von Terminen an andere Benutzer.

Umfassende Zusatzleistungen und Finanzverwaltung

Das System unterstützt auch die Darstellung und Berechnung von betrieblicher Altersvorsorge oder Zusatzversorgungen. Zusätzlich können Sie Pfändungen, Darlehen oder an Mitarbeiter ausgegebene Sachmittel personenbezogen verwalten. Diese umfassenden Optionen ermöglichen, eine ganzheitliche und personalisierte Betreuung Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Flexibilität in Auswertungen und Berichten

SOG Financials revolutioniert die Erstellung von Auswertungen und Berichten mit einem einzigartigen Ansatz. Auswertungen werden nicht mehr auf Vorrat produziert; stattdessen können Sie jederzeit und für beliebig große Berichtszeiträume benötigte Ausgaben und Listen reproduzieren. Mit der Freiheit, jede Auswertung in ihrer ursprünglichen Form oder aus aktueller Sicht zu generieren, bietet unser System eine nie dagewesene Flexibilität und Relevanz für Ihr Unternehmen.

Detaillierte Berechnungsauskünfte

Das System bietet umfassende Berechnungsauskünfte, die es ermöglichen, das Ergebnis jeder einzelnen Wertart detailliert zu überprüfen. Dadurch können Sie die gesamte Berechnung eines Mitarbeiters auf Wertartenebene nachvollziehen und mögliche Probleme in der Verschlüsselung der Daten oder der Bewertung von Informationen schnell identifizieren.

Gesetzliche und individuelle Auswertungen

SOG Financials erzeugt alle vom Gesetzgeber geforderten Auswertungen, darunter Verdienstnachweise, Beitragslisten, Lohnsteueranmeldungen und Monats- sowie Jahreslohnjournale. Für Lohnsteueranmeldungen ist sogar die Erstellung für abweichende Zeiträume möglich. Zusätzlich unterstützt das System die elektronische Datenübermittlung in verschiedenen Formaten und die Kommunikation mit berufsständischen Versorgungseinrichtungen.

Zahlungsverkehr und Mitarbeiter-Auswertungen

Im europäischen Zahlungsraum werden das DTAUS- und das SEPA-Format unterstützt, und es besteht die Möglichkeit, Scheckformulare zu bedrucken sowie Zahlungen an ausländische Banken oder Barzahlungen an Mitarbeiter durchzuführen. Der Standard von SOG Financials beinhaltet wichtige Listen und Auswertungen für Unternehmen, einschließlich Buchungsbelegen und automatischer Übergabe an die Finanzbuchführung. Auch Mitarbeiter-Auswertungen wie Änderungen im Personalbestand, Geburtstags- oder Jubiläumslisten sind Teil des Standards.

Erweiterte Auswertungsmöglichkeiten

Benötigen Sie spezifische Listen oder Auswertungen? Mit der Kostenauswertung von SOG Financials können Sie eigene Auswertungen definieren und Berichtszeiträume auswerten oder vergleichen. Alle Berichte können per Knopfdruck an Excel weitergereicht werden. Das Personalkosten-Reporting bietet Ihnen darüber hinaus erhöhten Komfort und Flexibilität bei der Erstellung Ihrer Auswertungen, einschließlich Zeitraumvergleichen, Diagrammdarstellungen und Drill-Downs auf Einzelwerte.

Unterstützung bei Jahresabschlüssen

Das Jahresende bringt in der Buchhaltung und Personalverwaltung stets eine Vielzahl an Aufgaben mit sich. SOG Financials unterstützt Sie effizient bei der Erstellung der zum Jahreswechsel erforderlichen Listen, Auswertungen und Datenexporten. Das System ermöglicht die reibungslose Erstellung von Schwerbehindertennachweisen und der Ausgleichsabgabe, einschließlich der Ausgabe nach REHADAT-Elan. Zusätzlich können Sie den jährlichen Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft sowie weitere spezifische Berichte und Auswertungen, wie laufende Verdiensterhebungen oder die Verdienststrukturerhebung für das Statistische Landesamt, problemlos generieren.

Jahreslohnkonten und steuerrechtliche Compliance

Ein wesentlicher Bestandteil des Jahresabschlusses ist der Druck der Jahreslohnkonten des Vorjahres für die über den 31. Dezember hinaus beschäftigten Mitarbeiter. Dieses Verfahren schließt das Geschäftsjahr ab und dient der Dokumentation. SOG Financials stellt sicher, dass das Jahreslohnkonto alle Vorgaben des Steuerrechts und der Sozialversicherung erfüllt, einschließlich der detaillierten Darstellung von Sozialversicherungsentgelten und -beiträgen, Wertguthaben sowie der DEÜV- und UV-Meldungen.

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