SOG ERP – Dokumentenmanagement digital und zentral
Das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) in SOG ERP unterstützt Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro. Prozesse werden nachvollziehbarer, der Informationsfluss optimiert und wichtige Dokumente zentral gespeichert. So hat jeder Mitarbeiter jederzeit schnellen, sicheren Zugriff auf die benötigten Daten – effizient und datenschutzkonform.
- Zentrale Dokumentenablage mit Volltextsuche und Vorgangsverknüpfung
- GoBD-konforme Archivierung mit ELO, direkt aus SOG ERP
- Outlook-Integration mit E-Mail-Import und automatischer Zuordnung
- Automatisiertes Aufgaben- und Workflowmanagement für strukturierte Prozesse
Alle Funktionen für Dokumentenmanagement im Überblick
Vollintegriertes DMS
Schnelle Dokumentensuche und sichere Ablage direkt in SOG ERP.
Import Workflows
Effiziente Dokumentenablage und Workflows durch Automatisiertierung.
Revisionssicherheit
Rechtssichere Archivierung und papierloses Arbeiten.
Vollintegriertes DMS für effizientes Dokumentenmanagement
- Leistungsstarke Volltextsuche: ERP DMS mit intelligenter Verschlagwortung sorgt für schnelle Auffindbarkeit aller relevanten Dokumente im System.
- Individuelles Rechtekonzept: Dokumentenzugriff über präzise Rollen- und Gruppenberechtigungen steuern und gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit gewährleisten.
- Automatisierte Ablageprozesse: Verkaufs- und Einkaufsbelege werden automatisch archiviert und mit relevanten Kunden- oder Lieferantendaten verknüpft.
- Office-Integration inklusive: Das ERP DMS arbeitet nahtlos mit Microsoft Word, Excel und Outlook zusammen – für medienbruchfreie Prozesse.
- Versionierung und Historie: Jede Änderung an Dokumenten wird protokolliert, um eine transparente Nachverfolgung und Gültigkeit sicherzustellen.
Intelligente Suche & Verschlagwortung
Das Dokumentenmanagement DMS innerhalb von SOG ERP bietet eine leistungsstarke Volltextsuche über unterschiedliche Dateiformate hinweg. Anwender können systemweit nach Inhalten und Metadaten suchen, was die Effizienz der Informationsbeschaffung erheblich steigert.
Durch die automatische Verschlagwortung und die Möglichkeit, eigene Datenfelder für die Klassifikation anzulegen, lassen sich Dokumente noch gezielter strukturieren und auffinden.
Granulare Berechtigungen & lückenlose Versionierung
Das integrierte ERP DMS überzeugt mit einem flexiblen Berechtigungskonzept: Leserechte, Schreibrechte sowie rollen- oder gruppenspezifische Zugriffsrechte lassen sich individuell definieren.
Die Versionierung ermöglicht die Nachverfolgung jeder Änderung an einem Dokument – inklusive Status, Änderungsdatum und Benutzer. Das schafft maximale Transparenz und Sicherheit bei der Dokumentenverwaltung.
Automatische Archivierung & effiziente Dokumentenrecherche
Dank automatisierter Abläufe im Dokumentenmanagement DMS werden Verkaufs- und Einkaufsbelege direkt beim Entstehen systematisch archiviert.
Belege werden automatisch den zugehörigen Geschäftsvorfällen, etwa Kunden oder Lieferanten, zugeordnet. Die integrierte Recherchefunktion ermöglicht das schnelle Wiederfinden von Dokumenten und spart wertvolle Zeit im Tagesgeschäft.
Nahtlose Microsoft Office-Integration
Die ERP DMS Lösung von SOG lässt sich umfassend mit Microsoft Office-Produkten wie Outlook, Word und Excel verbinden:
- Daten können einfach importiert und exportiert werden
- Word-Vorlagen lassen sich abteilungsspezifisch verwalten
- Serienbriefe sowie Aufgabenübergaben an Exchange sind direkt aus SOG ERP heraus möglich
Diese tiefe Integration in Microsoft-Systeme sorgt für flüssige Workflows ohne Medienbrüche und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Effiziente Import-Workflows
- Integriertes Dateisystem: Dokumente im ERP DMS automatisch oder manuell verschlagworten und gezielt im Kundenservice oder der Projektbearbeitung finden.
- Outlook-Integration mit Drag & Drop: E-Mails und Anhänge direkt Vorgängen, Kunden oder Lieferanten zuordnen und zentral im System archivieren.
- Automatische Aufgabenprozesse: E-Mail- und Faxeingänge lösen Workflows aus und sorgen für eine lückenlose Aufgabenverteilung im Team.
- Umfassende Dateiformat-Unterstützung: Import von PDFs, Videos, Audiodateien, Screenshots und Texten vereinfacht das digitale Dokumentenmanagement.
- Speicheroptimierter E-Mail-Versand: Integrierte Komprimierungsfunktion reduziert Speicherbedarf beim Versand über Microsoft Exchange oder SMTP.
Integriertes Dateisystem & intelligente Verschlagwortung
Das ERP DMS von SOG bietet ein integriertes Dateisystem zur zentralen Verwaltung von Dokumenten verschiedenster Formate.
Durch die automatische oder manuelle Verschlagwortung lassen sich Dokumente schnell wiederfinden – ideal für Kundenservice, Einkauf oder Vertrieb. So wird das tägliche Arbeiten strukturierter und effizienter.
Outlook-Integration & automatischer E-Mail-Import
Dank der engen Verzahnung mit Microsoft Outlook können E-Mails per Drag & Drop direkt im ERP DMS abgelegt werden – inklusive Zuordnung zu Kunden, Lieferanten oder Vorgängen.
Auch der Versand erfolgt reibungslos über Microsoft Exchange oder andere SMTP-fähige Server. Eine integrierte Komprimierungsfunktion spart dabei Speicherplatz und erhöht die Systemeffizienz.
Automatische Aufgabenerstellung & Workflowmanagement
Das integrierte Workflowmanagement ermöglicht eine automatische Aufgabenverteilung bei eingehenden E-Mails oder Faxen:
- E-Mails und Faxe werden direkt dem Absender zugeordnet
- Aufgaben inklusive Anhängen werden automatisch generiert
- Wiedervorlagen für Angebote, Anfragen oder interne Prozesse werden systemgestützt erstellt
Zudem lassen sich Textvorlagen für verschiedene Abteilungen hinterlegen, um standardisierte E-Mail-Antworten effizient zu gestalten.
Drag & Drop für vielseitige Dateiformate
Das ERP Dokumentenmanagement DMS von SOG erlaubt den einfachen Import zahlreicher Dateiformate per Drag & Drop – darunter:
- Rechnungen und Angebote
- Anfragen und Bestellungen
- Videos, Sprachmemos und Screenshots
- Mitschnitte von Anrufbeantwortern
Diese flexible Importmöglichkeit verbessert nicht nur die Übersichtlichkeit im System, sondern auch die Reaktionsgeschwindigkeit im operativen Geschäft.
Stephan Kizina
Senior Sales Manager
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Revisionssichere Archivierung
- Revisionssicherheit nach GoBD: Über die Anbindung an ELOProfessional archivieren Sie Ihre Dokumente gesetzeskonform und langfristig auf sicheren Datenträgern.
- ERP DMS mit Archivschnittstelle: Die direkte Integration von SOG ERP und ELOProfessional gewährleistet eine medienbruchfreie und zentrale Datenverwaltung.
- Effizient papierlos arbeiten: Dokumente per Drag & Drop archivieren, automatisch verschlagworten und strukturiert im ERP DMS wiederfinden.
- Nahtlose Rechercheprozesse: Alle archivierten Dokumente sind direkt aus dem ERP-System durchsuchbar – ohne separates Öffnen von ELO.
- Kein doppelter Speicherbedarf: Die Datenhaltung erfolgt vollständig in ELO, während die Zugriffe komfortabel aus dem ERP DMS heraus gesteuert werden.
Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD
Für eine rechtssichere und revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Anforderungen empfiehlt sich die Anbindung des ERP DMS an ein zertifiziertes Archivsystem wie ELOProfessional.
Über definierte Systembefehle lassen sich Dokumente automatisch und dauerhaft auf nicht wiederbeschreibbaren Speichermedien archivieren – ohne nachträgliche Veränderbarkeit. So erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben zur Dokumentenspeicherung zuverlässig und nachvollziehbar.
Papierloses Arbeiten mit SOG ERP und ELOProfessional
Das ERP Dokumentenmanagement DMS von SOG ermöglicht in Verbindung mit ELOProfessional ein vollständig papierloses Büro:
- Dokumente lassen sich per Drag & Drop oder Importfunktion gezielt den richtigen Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, Artikeln oder Projekten zuordnen.
- Die Verschlagwortung erfolgt direkt mit der Übergabe aus SOG ERP an ELO – inklusive Metadaten für eine strukturierte Ablage.
Die zentrale Archivierung erhöht die Prozesssicherheit und beschleunigt den Informationsfluss im Unternehmen.
Zentrale Datenhaltung & durchgängige Recherche
Durch die direkte Schnittstelle zwischen SOG ERP und ELOProfessional wird keine redundante Datenhaltung notwendig:
Die Archivierung erfolgt vollständig in ELO, der Zugriff jedoch bequem über die gewohnte Oberfläche des ERP DMS.
Die integrierte Suchfunktion erlaubt eine schnelle, systemübergreifende Recherche, ohne dass der Benutzer zwischen Systemen wechseln muss – ein echter Effizienzgewinn im Arbeitsalltag.
Erfolgsstorys unserer Kunden
Fragen zum Dokumentenmanagement mit SOG ERP
Welche Vorteile bietet das integrierte DMS?
Das Dokumentenmanagement ermöglicht die zentrale, digitale und sichere Verwaltung aller Dokumente, verbessert die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und fördert den Informationsfluss im Unternehmen.
Wie unterstützt SOG ERP die Suche nach Dokumenten?
SOG ERP bietet eine leistungsstarke Volltextsuche für verschiedene Dateiformate und automatische Verschlagwortung, wodurch Sie Dokumente schnell und effizient finden können.
Kann ich Dokumente direkt in SOG ERP importieren?
Ja, das System unterstützt den direkten Import von Dokumenten per Drag-and-Drop und bietet Import-Workflows für eine effiziente Dokumentenverwaltung.
Kann ich Dokumente mit Kunden und Lieferanten verknüpfen?
Ja, Dokumente können automatisch mit den entsprechenden Kunden und Lieferanten verknüpft werden, um einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen zu ermöglichen.