Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement mit SOG ERP
Das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) in SOG ERP erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Prozessen in Ihrem Unternehmen und verbessert den Informationsfluss. Zudem gehen Sie einen großen Schritt in Richtung „Papierloses Büro“. Dank der zentralen Verwaltung hat jeder Mitarbeiter schnellen Zugriff auf die Daten, die er benötigt.
Volltextsuche und Verschlagwortung
SOG ERP bietet eine leistungsstarke Volltextsuche für verschiedene Dateiformate und automatische Verschlagwortung von Dokumenten. Anwender können in allen Programmteilen nach unterschiedlichen Kriterien suchen, wodurch die Auffindbarkeit von Informationen verbessert wird. Weiterhin können Anwender Metadaten selbstständig erweitern, neue Datenfelder anlegen und diese für das Dokumentenmanagement als zusätzliche Verschlagwortung nutzen.
Berechtigung und Versionierung
Das flexible Berechtigungskonzept in SOG ERP ermöglicht die Vergabe von Leserechten, Schreibrechten sowie rollen- oder gruppenbasierten Berechtigungen für Dateien und Dokumente. Diese granulare Zugriffskontrolle gewährleistet Datensicherheit und -integrität. Die Versionierung von Dokumenten ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung von Gültigkeit, Änderungen und Historie.
Automatische Ablage, Archivierung und effiziente Recherche
Die SOG ERP Dokumentenmanagement-Software erleichtert die automatische Ablage und Archivierung von Verkaufs- und Einkaufsdokumenten. Durch die schnelle und transparente Recherche von Belegen und deren Verbindungen zu Daten können Anwender wertvolle Zeit einsparen. Die Software stellt zudem sicher, dass Belege im Zusammenhang mit Kunden, Lieferanten oder Vorgängen automatisch abgelegt werden.
Integration von Microsoft Office
SOG ERP integriert sich nahtlos mit Microsoft Office, Exchange, Excel und Word, um den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Funktionen wie einfacher Import und Export von Daten, Verwaltung von abteilungsspezifischen Word-Vorlagen, Übergabe von Daten an Word-Vorlagen, Serienbriefe und die Übergabe von SOG Aufgaben an Exchange verbessern die Effizienz von Geschäftsprozessen. Die Leistungen sind abhängig von den jeweiligen Microsoft-Versionen und bieten umfangreiche Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitsabläufe.
Integriertes Dateisystem und Verschlagwortung
Das ERP Dokumentenmanagement von SOG ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten durch die Integration in das Dateisystem. Die Verschlagwortung von Dokumenten, ob automatisch oder manuell, erleichtert die Recherche und Rückverfolgung im Kundenservice und optimiert den Arbeitsablauf.
Automatischer E-Mail-Import und Outlook-Integration
Die SOG ERP Software bietet eine nahtlose Integration mit Microsoft Office, wodurch E-Mails per Drag & Drop direkt zu Kunden, Lieferanten oder Vorgängen importiert werden können. Der E-Mail-Versand erfolgt über Microsoft Exchange oder andere SMTP-fähige Server und bietet eine Komprimierungsfunktion für einen geringeren Speicherplatzbedarf.
Automatische Aufgabenerstellung und Workflowmanagement
SOG ERP ermöglicht die automatische Erstellung von Aufgaben bei E-Mail- und Fax-Eingängen. Die Zuordnung von Faxen und E-Mails an den Versender sowie die Generierung von Aufgaben mit angehängten Informationen erleichtert die Organisation. Das Workflowmanagement unterstützt die Wiedervorlage von Angeboten, Anfragen oder anderen Vorgängen und ermöglicht das Erstellen von E-Mails mit vordefinierten Textvorlagen für Abteilungen und Mitarbeiter.
Einfaches Drag & Drop
Mit der SOG ERP Dokumentenmanagement Software können Kunden verschiedene Dateitypen und -formate importieren, darunter E-Mails, PDFs, Videos, Sounddateien, Screenshots und Textdateien aus verschiedenen Bereichen wie:
- Videos
- Rechnungen
- Anfragen
- Angebote
- Bestellungen
- Mitschnitte von Anrufbeantwortern
Durch die Unterstützung einer Vielzahl von Dateiformaten und die einfache Handhabung über Drag & Drop wird das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen effizienter und übersichtlicher.
Rechtsicherheit (GoBD) mit ELOProfessional
Um die Rechtsicherheit gemäß der GoBD zu gewährleisten, empfiehlt sich die Anbindung eines externen Archivierungssystems wie ELOProfessional. Hierbei können Sie per Systembefehl eine Langzeitarchivierung auf nicht wiederbeschreibbaren Datenträgern durchführen und revisionssicher arbeiten.
Papierloses Büro mit SOG ERP und ELOProfessional
Dank der Integration des Dokumentenmanagements (DMS) in die SOG ERP Software können Sie eine papierlose Arbeitsumgebung schaffen. Hierbei können Sie Dokumente per Drag & Drop oder über eine Importfunktion den entsprechenden Datensätzen wie Kunden, Lieferanten, Artikeln, Chargen, Vorgängen oder Projekten zuordnen. So verbessern Sie die Nachvollziehbarkeit der Prozesse in Ihrem Unternehmen und den Informationsfluss. Dabei ist die Anbindung an das Archivsystem ELOProfessional besonders zu empfehlen. Über eine integrative Schnittstelle werden die Dateien direkt aus SOG ERP an ELO übergeben und die Verschlagwortung/Metadaten übertragen. Eine redundante Datenhaltung ist nicht erforderlich, da die Datenhaltung in ELO erfolgt und ein Zugriff aus der SOG ERP Software erfolgt. Auch die Recherche erfolgt nahtlos über SOG ERP in ELO, ohne dass ein Systembruch entsteht. Zudem ist ein unbeschränkter Lesezugriff auf die Daten gewährleistet.
