KI im ERP-System bezeichnet den Einsatz künstlicher Intelligenz in den Abläufen einer ERP‑Software. Ein ERP-System verwaltet unter anderem Bestellungen, Kundenaufträge und Lagerbestände. KI kann diese Abläufe unterstützen, indem sie Angaben aus Dokumenten ausliest, Muster in Verkaufsdaten erkennt oder die Nachfrage für einen bestimmten Zeitraum schätzt. Handelsunternehmen können die Ergebnisse nutzen, um Lieferabweichungen früher zu erkennen, Bestellmengen fundierter festzulegen und den Aufwand bei der Belegerfassung zu senken.
Wie funktioniert KI im ERP-System?
Eine regelbasierte Automatisierung kann zwei Liefertermine vergleichen, wenn beide bereits in den vorgesehenen Feldern stehen. Steht einer der Termine in einem PDF, muss er zuerst erfasst und der richtigen Bestellposition zugeordnet werden.
Ein ERP mit KI kann dafür auch unterschiedlich aufgebaute Lieferantendokumente verarbeiten. Das KI-Modell liest die relevanten Angaben aus. Anschließend prüft die ERP-Software anhand hinterlegter Regeln, ob sie mit der Bestellung übereinstimmen.
Bei der Absatzprognose übernimmt die KI eine andere Aufgabe. Sie erkennt unter anderem saisonale Muster in früheren Verkäufen und schätzt, wie viele Einheiten eines Artikels in den kommenden Wochen voraussichtlich verkauft werden. Das ERP-System kann diese Prognose mit aktuellen Beständen, offenen Bestellungen und Lieferzeiten zusammenführen. Auf dieser Grundlage erhält der Einkauf einen Vorschlag, wann und in welcher Menge er nachbestellen sollte.
Welche Vorteile bietet ein ERP mit KI im Handel?
- Weniger manuelle Eingaben. Artikelnummern, Mengen und Termine lassen sich aus Lieferantendokumenten übernehmen. Der Einkauf kann sich bei der Prüfung auf unklare Angaben und Abweichungen konzentrieren.
- Frühere Hinweise auf zusätzlichen Warenbedarf. Eine Absatzprognose kann auf eine bevorstehende Nachfragespitze hinweisen, während der Bestand noch über dem Meldebestand liegt. Der Einkauf gewinnt dadurch Zeit für die Nachbestellung.
- Schnellere Reaktion auf Lieferabweichungen. Fallen geänderte Mengen oder Termine schon bei der Prüfung der Auftragsbestätigung auf, kann der Einkauf vor dem geplanten Wareneingang reagieren.
Praxisbeispiel zur Prüfung einer Auftragsbestätigung
Angenommen, ein Großhändler bestellt 500 Kartons Verpackungsmaterial zu einem festen Liefertermin. Der Lieferant bestätigt per PDF 300 Kartons zum vereinbarten Termin und die übrigen 200 für die Folgewoche. Die KI liest beide Teilmengen und Termine aus. Das ERP-System vergleicht die Angaben mit der Bestellung und markiert die Abweichung. Der Einkauf prüft daraufhin, ob der vorhandene Bestand und die erste Teillieferung ausreichen, um bereits zugesagte Kundenaufträge zu erfüllen. Fehlt Ware, kann er den Lieferanten bitten, einen Teil der zweiten Lieferung vorzuziehen.
Woran Sie den Nutzen von KI im ERP-System erkennen
Verlässliche Daten und klare Zuständigkeiten bestimmen, wie gut sich die Ergebnisse im Alltag nutzen lassen. Uneinheitliche Artikelnummern können die Zuordnung von Belegpositionen erschweren. Bei einer Absatzprognose spielt auch die Warenverfügbarkeit eine Rolle. War ein Artikel längere Zeit ausverkauft, bilden die erfassten Verkäufe die Nachfrage nur teilweise ab.
Wenn Sie einen Anwendungsfall bewerten, legen Sie fest, welche Daten benötigt werden, wer das Ergebnis prüft und woran Sie eine Verbesserung erkennen. Bei der Belegerkennung können Sie beispielsweise messen, wie sich die Bearbeitungszeit je Dokument und der Anteil manuell korrigierter Angaben verändern. Bei der Disposition können Sie verfolgen, wie sich Lieferfähigkeit und durchschnittlicher Lagerbestand gemeinsam entwickeln.
