Lastenheft: Überblick und Funktionsweise
Allgemein fassen Lastenhefte die strategischen Ansprüche des Unternehmens an die ERP listenartig zusammen. Hierbei sind die Ansprüche so präzise wie möglich auszubuchstabieren. Je höher der Präzisionsgrad der Anforderungsformulierung, desto geringer ist die Fehleranfälligkeit. Daher sind die in einem Lastenheft formulierten Ansprüche mehr als bloße Zielformulierungen. Sie enthalten einen Lösungsweg und bilden daher die Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem ERP-Dienstleister.
Inhalte und Anforderungen im Lastenheft
Zur zielgerichteten Definition der Anforderungen im Lastenheft sind bestimmte Positionen ein wesentlicher Bestandteil. Zunächst sind das Unternehmen, seine Ausrichtung und seine gegenwärtige IT-Infrastruktur genau zu beschreiben. Dies umfasst unter anderem Namen, Rechtsform und Branche der Firma. Bei der Bestandsaufnahme der aktuellen IT sind die Fragen relevant, ob bereits ein vergleichbares Softwarekonzept im Einsatz ist. Möglicherweise existieren bereits Systeme, die anschließend über eine Schnittstelle anzubinden sind.
Anschließend geht es im Lastenheft um die Formulierung der Anforderungen. Die hier aufgeführten funktionalen und nicht-funktionalen Ansprüche sind das Ergebnis einer umfassenden Anforderungsanalyse.
Das Lastenheft beinhaltet weiterhin einen Zeitplan. Aus diesem sollte hervorgehen, bis zu welchem Zeitpunkt welcher Schritt in welcher Form umzusetzen ist. Dazu gehört die Frage, wann die Implementation des neuen ERP-Systems beginnen kann. Ebenso stellt sich die Frage, ob die Einführung des neuen Systems möglicherweise interner ERP-Schulungen der Mitarbeiter bedarf.
ERP-Lastenheft: Erstellung im Überblick
Vor der eigentlichen Erstellung des Lastenhefts gilt es, den Ist-Zustand des Unternehmens zu analysieren. Auf Basis dieser Ergebnisse lassen sich die Anforderungen im Lastenheft konkretisieren. Im Ist-Zustand sind die gegenwärtigen Stärken und Schwächen des Unternehmens zu berücksichtigen. Hierbei wird das Optimierungspotenzial der Firma offengelegt. Die Analyse gibt Rückschluss darauf, wo vorhandene Ressourcen nicht ausgeschöpft werden, wo möglicherweise Ressourcen fehlen und wo es generell Verbesserungspotenzial gibt.
Der zweite Schritt in der Lastenheft-Erstellung dient der Soll-Formulierung. Mit einer ergebnisoffenen Vorgehensweise lassen sich Soll-Zustände für das Unternehmen im Ganzen sowie für die einzelnen Abteilungen formulieren. Grundsätzlich sollte hier von Beginn an zwischen zwingenden und optionalen Funktionen und Anforderungen unterschieden werden. Dies vermeidet zu lange Anforderungslisten und richtet den Blick auf das Wesentliche. Für ERP-Anbieter werden auf diese Weise Geschäftsmodelle und Ansprüche des Kunden deutlicher. Auf dieser Grundlage lassen sich gemeinsam Lösungswege für die passgenaue Umsetzung der ERP-Vorstellungen finden. Eine sinnvolle Basis für die Formulierung des Anforderungs-Katalogs im Lastenheft können die gegenwärtig noch fehlenden Funktionen innerhalb der bestehenden Software-Lösung dienen.
