Wofür benötige ich ein ERP-Testsystem?

25. Okt. 2022 | ERP

Die Seele und das Herz eines Unternehmens ist das ERP-System, solange es reibungslos funktioniert. Meist gilt bis zu diesem Zeitpunkt das Motto: „Hauptsache, es funktioniert im Live-Betrieb. Was will ich mehr?“ Dabei liegt die Antwort hier bereits auf der Hand. Sie wollen einen reibungslosen Übergang, beispielsweise nach Patches, Updates oder neuen Releases, und die Sicherheit, dass der Live-Betrieb im Nachgang einwandfrei funktioniert? Dann ist ein ERP-Testsystem unumgänglich. Wenn man bedenkt, was für Folgen und Auswirkungen fehlerhafte Prozesse, Funktionen und Nutzeroberflächen oder gar ein Ausfall der ERP-Softwarelösung auf das gesamte Unternehmen haben können, hat sich die Investition in ein Testsystem rasch amortisiert.

Doch ein Testsystem kann noch so vieles mehr. Im folgenden Teil wollen wir Ihnen nun ein paar Anwendungsbeispiele für Ihr SOG ERP-Testsystem aufzeigen, welche die Notwendigkeit von diesem verdeutlicht.

Das Beheben von Fehlern im Live-Betrieb gestaltet sich meist schwierig und kann im schlimmsten Fall zu irreparablen Fehlern führen. Eine Fehlerreproduktion im Live-Betrieb stellt dabei oft eine sehr risikobehaftete Option dar und ist alles andere als eine optimale Lösung, um diesen zu beheben. Ein ERP-Testsystem jedoch ist perfekt, um das Ganze gefahrlos zu analysieren. Schritt für Schritt lassen sich so Probleme lokalisieren und beheben.

Während alltägliche Prozesse praktisch blind von der Hand gehen und problemlos von den jeweiligen Mitarbeitern im ERP-System ausgeführt werden, stellen unregelmäßige Prozesse, oft eine Fehlerquelle dar. Diese werden vielleicht nur monatlich oder jährlich durchgeführt und kosten das Unternehmen oft Kapazitäten und Zeit, die anderweitig sinnvoller eingesetzt werden könnten. Ein Blick in die Dokumentation hilft häufig nur geringfügig, da Theorie und Praxis sich in der Realität doch öfter unterscheiden. Mit einem Testsystem zählt dies zur Vergangenheit. Mitarbeiter können die betroffenen Prozesse wie unter anderem Inventur oder Monatsabschluss im Testsystem durchspielen und gewinnen so Sicherheit im Prozess. Dies hat zur Folge, dass sie sich so auf die Inhalte Ihrer Arbeit konzentrieren können, anstatt auf die technische Umsetzung.

Ein weiterer Punkt, der ein Testsystem sinnvoll macht, ist das Testen von Schnittstellen. Durch die fortschreitende Digitalisierung und die ständige Bewegung des Marktes, entwickeln sich ständig neue Schnittstellen mit Kunden, Lieferanten und Partnern, die an das ERP-System des Unternehmens angebunden werden müssen. Auch hier bietet ein Testsystem die ideale Umgebung, um diese auf Herz und Nieren zu prüfen, bevor im Echtbetrieb bei fehlerhaften Schnittstellen fatale Folgen eintreten.

Auch bei Veränderungen innerhalb des Unternehmens spielt ein Testsystem eine entscheidende Rolle. Beispielsweise können bei strukturellen Veränderungen, wie der Zusammenführung von Abteilungen, neue Abläufe und Strukturen innerhalb von abteilungsspezifischen Prozessen oder auch Abläufe in der Abwicklung der Kundenkommunikation vorher geprüft, validiert und für den Live-Betrieb freigegeben werden.

Der vielleicht wichtigste Vorteil für Nutzer eines Testsystems ist die Möglichkeit der Vorbereitung auf einen totalen Systemausfall. Für viele Unternehmen spiegelt dieses Horrorszenario einen Alptraum wieder. Es gibt aber Gelegenheit, sich bestmöglich vorzubereiten. Mit einem Testsystem können sie eventuelle Szenarien durchspielen und essenzielle Fragen im Vorweg klären. Beispielsweise: Wie schaffen Sie es, ohne großen Datenverlust weiterzuarbeiten und eine komplette Neuaufsetzung der Hard- und Software zu vermeiden? Wann kann das System wieder bereitstehen? Welche Tätigkeiten können in der Zwischenzeit von den Mitarbeitern durchgeführt werden? Fragen, die im Ernstfall immense Bedeutung haben, und am besten schon im Vorfeld über ein Testsystem durchgespielt wurden.

Never change a running system: so oder ähnlich denken viele Unternehmen, wenn es um Updates und neue Patches Ihrer ERP Software geht. Oft haben sie haben enormen Respekt davor, dass ein Update ungewollte Begleiterscheinungen mit sich bringt. Wenn es dann in den Live-Betrieb geht, ist diese Angst jedoch meist schnell verflogen und die Freude über die neuen Funktionen und Features überwiegt schnell. Doch was ist, wenn etwas nicht mehr vollumfänglich funktioniert? Im Live-Betrieb kann dies zu großen Problemen führen und verursacht in der Folge zusätzliche Kosten, blockt Mitarbeiterkapazitäten und strapaziert die Nerven der beteiligten Personen. Mit einem Testsystem gehört dies der Vergangenheit an. Sie identifizieren so mühelos kritische Stellen der ERP-Software, an denen Anpassungen vorgenommen werden müssen, können die wichtigsten Geschäftsprozesse und Funktionen ausgiebig testen – ohne Stillstand oder die Blockade individueller Prozesse – und gehen so perfekt vorbereitet wieder in den Live-Betrieb ohne Komplikationen. Läuft? Läuft!

Ein Feature eines ERP-Testsystems, welches oft unterschätzt wird: es bietet dem jeweiligen Unternehmen die Möglichkeit, neue Mitarbeiter anzulernen und in die Software einzuarbeiten. Schluss mit Motivationshemmern und Ängsten, etwas falsch zu machen. Das Testsystem bietet Ihnen die Möglichkeit, einfach etwas zu experimentieren, ohne ernsthafte Folgen befürchten zu müssen. Ein Einstieg über das ERP-Testsystem macht es möglich.

Sie haben Interesse oder weitere Fragen zu dem SOG Testsystem? Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns schnellstmöglich für eine persönliche Beratung.

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