Reorganisation von Stamm- und Bewegungsdaten

16. Mrz. 2022 | Module

Der digitale Wandel hat die Branche der Handelsunternehmen in den letzten Jahren weitreichend verändert. Beschleunigt durch die Corona-Pandemie veränderte sich insbesondere das Käuferverhalten immer mehr hin zu Onlineeinkäufen. Zur Folge hatte dies, dass viele Händler mittlerweile immer mehr ihren Fokus auf den eigenen Onlinehandel legen. Oft wird jedoch vergessen, dass die Basis für einen erfolgreichen Onlinehandel in der Pflege und Organisation von Stamm- und Bewegungsdaten liegt. So zeigt die Entwicklung eindeutig den Trend auf, dass es für Unternehmen immer wichtiger ist, gut gepflegte Daten vorzuhalten und diese regelmäßig zu überprüfen.

Gerade Unternehmen, die schon länger ein ERP-System zur Pflege ihrer Stamm- und Bewegungsdaten nutzen, stehen vor der Herausforderung, dass durch stetigen Wachstum und die Wandlung des Kaufverhaltens immer mehr digitale Daten anfallen und der Aufwand, diese auf dem aktuellen Stand zu halten, immens wächst.

Eine Reorganisation der Daten stellt daher ein sinnvolles Projekt dar, um den wachsenden Anforderungen des Marktes gegenüber ideal aufgestellt zu sein. So kann unter anderem die Übersichtlichkeit und die Performance einer ERP Software bei einer Reorganisation langfristig gewährleistet werden. Ein Grund für diesen Effekt liegt darin, dass in Suchen und Trefferlisten i.d.R. immer alle vorhandenen Datensätze geladen werden, was oft zur Folge hat, dass längere Ladesequenzen erfolgen und der gesamte Prozess mehr Zeit kostet als notwendig. Häufig lassen sich zwar die angezeigten Ergebnisse einschränken, indem man gewisse Filter setzt, jedoch wird im Hintergrund trotzdem die gesamte Datenbanktabelle geladen. Es bleibt also festzuhalten: je mehr Daten in einer Datenbanktabelle vorhanden sind, desto länger dauert eine Abfrage eben dieser. Dies betrifft unter anderem Stammdatensuchen wie z.B. Artikel- oder Kundensuche, aber auch Vorgangssuchen wie z.B. Vorgangs- oder Rechnungssuchen.

Je länger ein Unternehmen also mit einer ERP-Software arbeitet, desto mehr Daten fallen in der Software an. Suchen und Trefferlisten können hierdurch mit der Zeit unübersichtlich werden und die Performance bei großen Suchabfragen beeinträchtigt werden. Auch Nummernkreise müssen ggf. erweitert werden.
All dies kann zu mittel- bis langfristigen Problemen im operativen Geschäft führen.

Die Lösung ist eine Reorganisation der im ERP enthaltenen Datensätze. Nicht mehr benötigte Datensätze und Dokumente können so verschoben bzw. gelöscht werden. Dadurch wird das Datenvolumen reduziert, die Übersichtlichkeit und die Performance verbessert bzw. bei regelmäßiger Ausführung bleibt diese erhalten.

Die Möglichkeiten der Reorganisation der Stamm- und Bewegungsdaten sind dabei sehr vielfältig.
Beispielsweise ist es möglich sowohl Stammdaten, wie auch Bilder und Bewegungsdaten zu reorganisieren, wodurch damit nebenbei freier Speicherplatz auf Servern und Festplatten geschaffen wird, was wiederum zu einer besseren Performance des ERP-Systems führt.

Auch abteilungsspezifische Intervalle der Reorganisation werden bei einer sauber aufgebauten Softwarelösung natürlich beachtet. In jedem Bereich können unterschiedliche Aufbewahrungszeiten festgelegt werden und somit individuell entschieden werden, wann Daten aus dem SOG ERP entfernt werden sollen.

Ist die Reorganisation einmal eingerichtet und parametrisiert, kann sie regelmäßig und vollautomatisch in gewünschten Intervallen ausgeführt werden (Jobsteuerung). Die Reorganisation manuell auszulösen ist ebenfalls möglich. So können die Parameter und Einstellungen jederzeit angepasst werden oder man lässt das Programm im Hintergrund einfach arbeiten, ohne sich darum kümmern zu müssen. Dies spart Mitarbeiterkapazitäten, beschleunigt die Performance und schont die Nerven der involvierten Mitarbeiter. Für Unternehmen ist dies also essenziell, um erfolgreich den sich verändernden Anforderungen des Marktes und des Kaufverhaltens der Kunden entgegenzutreten, nur mit Daten zu arbeiten, die wirklich relevant und auf aktuellstem Stand sind. Festzuhalten bleibt also: In einem aufgeräumten und übersichtlich eingeräumten Schrank lassen sich Dinge schneller wiederfinden.

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